Trong quá trình du học, xin việc, đăng ký nghề nghiệp hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến văn bằng tại nước ngoài, một trong những vấn đề thường gặp là cơ quan tiếp nhận cần có căn cứ để kiểm tra thông tin của văn bằng được cấp tại Việt Nam. Khi đó, Giấy xác thực thông tin văn bằng (Verification of Qualifications Information) do VN-NARIC cung cấp có thể trở thành một thành phần quan trọng của bộ hồ sơ.
Đây không đơn thuần là bản dịch bằng tốt nghiệp. Giấy xác thực thông tin văn bằng cung cấp các thông tin đã được kiểm tra liên quan đến người có văn bằng, trình độ, đơn vị cấp và năm tốt nghiệp. Mẫu hiện hành còn tích hợp mã QR phục vụ việc kiểm tra tính xác thực của kết quả.
Đáng chú ý, yêu cầu về loại giấy này đã xuất hiện trong hướng dẫn hồ sơ của một số cơ sở giáo dục nước ngoài hoặc hồ sơ xin visa đối với người có văn bằng Việt Nam.
Giấy xác thực thông tin văn bằng là gì?
Giấy xác thực thông tin văn bằng có tên tiếng Anh thể hiện trên mẫu là Verification of Qualifications Information. Đây là kết quả của dịch vụ cung cấp thông tin đối với văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp, phục vụ nhu cầu sử dụng văn bằng khi công dân ra nước ngoài học tập, làm việc.
Trên mẫu giấy đính kèm có thể thấy các nhóm thông tin chính gồm:
- Reference number – Mã số tham chiếu;
- Full name – Họ và tên;
- Gender – Giới tính;
- Date of Birth – Ngày sinh;
- Qualification – Trình độ;
- Awarding agency – Đơn vị cấp bằng;
- Graduation year – Năm tốt nghiệp;
- Mã QR phục vụ xác thực.
Điểm quan trọng nằm ở câu xác nhận trên giấy: các thông tin được nêu đã được kiểm tra và xác định là chính xác. Vì vậy, Giấy xác thực thông tin văn bằng nên được hiểu theo đúng chức năng xác thực/cung cấp thông tin về văn bằng, không nên tự động đồng nhất với việc đánh giá tương đương văn bằng theo hệ thống giáo dục của một quốc gia khác.
Giấy Verification of Qualifications Information do cơ quan nào cấp?
Theo mẫu được cung cấp, giấy mang thông tin của Ministry of Education and Training – Education Quality Management Agency – Viet Nam National Academic Recognition Information Center (VN-NARIC).
Trang chính thức của VN-NARIC hiện hướng dẫn người có văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp nộp hồ sơ trực tuyến để đề nghị cung cấp thông tin văn bằng phục vụ việc ra nước ngoài học tập, làm việc.
Điều này có ý nghĩa thực tế khá lớn. Khi một trường đại học, nhà tuyển dụng hoặc tổ chức đánh giá hồ sơ ở nước ngoài cần kiểm chứng bằng cấp Việt Nam, kết quả xác thực từ đầu mối chuyên trách về công nhận và thông tin văn bằng giúp họ có thêm nguồn thông tin chính thức để đối chiếu.
Giấy xác thực thông tin văn bằng dùng để làm gì?
Tùy yêu cầu của từng quốc gia và cơ quan tiếp nhận, Giấy xác thực thông tin văn bằng có thể được sử dụng trong hồ sơ nhằm:
- Hỗ trợ chứng minh thông tin văn bằng Việt Nam;
- Phục vụ hồ sơ du học hoặc nhập học;
- Bổ sung hồ sơ xin visa, xin việc tại nước ngoài;
- Đáp ứng yêu cầu kiểm tra bằng cấp của nhà tuyển dụng;
- Hỗ trợ quá trình đánh giá văn bằng tại nước sở tại;
- Bổ sung hồ sơ khi trường học hoặc tổ chức nước ngoài yêu cầu xác minh trực tiếp bằng cấp.
Không nên hiểu rằng cứ có Giấy xác thực thông tin văn bằng thì văn bằng Việt Nam mặc nhiên được công nhận tương đương tại mọi quốc gia. Quyền quyết định việc tiếp nhận, đánh giá hoặc công nhận bằng cấp vẫn phụ thuộc pháp luật, quy định và chính sách của cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức tiếp nhận ở nước ngoài.
Vì sao nên xác thực văn bằng trước khi ra nước ngoài?
Một tấm bằng có thể hoàn toàn hợp lệ tại Việt Nam nhưng cơ quan ở nước ngoài không nhất thiết có sẵn dữ liệu để tự kiểm tra ngay đơn vị cấp bằng, trình độ và thông tin người được cấp.
Trong trường hợp đó, Giấy xác thực thông tin văn bằng tạo thêm một lớp thông tin kiểm chứng. Lợi ích thực tế có thể thấy ở ba phương diện:
Thứ nhất, tăng khả năng kiểm tra hồ sơ. Cơ quan tiếp nhận có thông tin để đối chiếu thay vì chỉ dựa vào bản sao hoặc bản dịch của văn bằng.
Thứ hai, hạn chế việc xác minh qua nhiều đầu mối. Đối với những nơi chấp nhận hoặc yêu cầu Verification of Qualifications Information, người nộp hồ sơ có thể chủ động chuẩn bị tài liệu ngay từ Việt Nam.
Thứ ba, phù hợp xu hướng xác thực điện tử. Mẫu mới được VN-NARIC áp dụng từ ngày 20/6/2025 là bản điện tử có mã QR phục vụ kiểm tra tính xác thực.
Ai nên xin Giấy xác thực thông tin văn bằng?
Không phải mọi trường hợp ra nước ngoài đều bắt buộc phải có Giấy xác thực thông tin văn bằng. Người có nhu cầu nên kiểm tra yêu cầu của trường, nhà tuyển dụng hoặc cơ quan tiếp nhận trước, đại sứ quán/cơ quan lãnh sự….
Những nhóm thường cần quan tâm gồm:
- Học sinh, sinh viên chuẩn bị du học;
- Người đã tốt nghiệp đại học muốn học tiếp ở nước ngoài;
- Người lao động sử dụng bằng cấp để xin việc;
- Người làm hồ sơ đánh giá trình độ chuyên môn;
- Người được trường hoặc nhà tuyển dụng yêu cầu xác minh văn bằng Việt Nam;
- Tổ chức, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin bằng cấp.
Đặc biệt, nếu checklist của phía nước ngoài ghi rõ “Verification of Qualifications Information issued by Vietnam National Academic Recognition Information Centre”, người làm hồ sơ nên thực hiện đúng loại giấy được yêu cầu thay vì thay thế bằng một giấy tờ có tên gần giống.
Những loại văn bằng nào được VN-NARIC tiếp nhận xác thực?
Theo thông báo hiện hành của VN-NARIC, từ 03/9/2025, Trung tâm tiếp nhận và xử lý cả văn bằng Trung cấp, Cao đẳng do các trường Trung cấp, Cao đẳng và Đại học cấp. Đồng thời, VN-NARIC nêu rõ Trung tâm không xử lý văn bằng do cơ sở giáo dục đã giải thể hoặc không có thông tin rõ ràng trên website.
Đây là lưu ý quan trọng đối với người sở hữu bằng đã cấp từ nhiều năm trước. Việc có bản gốc văn bằng không có nghĩa mọi hồ sơ đều có thể được xác thực theo cùng một quy trình; khả năng kiểm tra nguồn thông tin về cơ sở cấp bằng cũng có ý nghĩa trong quá trình xử lý.
Vì vậy, trước khi nộp Giấy xác thực thông tin văn bằng, nên rà soát kỹ tên trường, tên văn bằng, thời điểm tốt nghiệp và tình trạng của cơ sở giáo dục.
Văn bằng nước ngoài có xin xác thực bằng quy trình này không?
Không. Trang hướng dẫn của VN-NARIC nêu rõ văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp không nộp trực tuyến tại quy trình này. Quy trình đang đề cập dành cho văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp và được sử dụng khi ra nước ngoài học tập, làm việc.
Đây là điểm rất dễ nhầm giữa hai nhu cầu:
Văn bằng Việt Nam → sử dụng ở nước ngoài: có thể phát sinh nhu cầu đề nghị cung cấp/xác thực thông tin văn bằng.
Văn bằng nước ngoài → sử dụng tại Việt Nam: có thể thuộc thủ tục công nhận văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp theo quy định tương ứng.
Xác định đúng chiều sử dụng văn bằng ngay từ đầu giúp tránh nộp sai hệ thống và chuẩn bị sai hồ sơ.
Giấy xác thực thông tin văn bằng có phải Giấy công nhận văn bằng không?
Không nên đồng nhất hai loại giấy này.
Giấy xác thực thông tin văn bằng tập trung vào việc kiểm tra và cung cấp thông tin liên quan đến văn bằng Việt Nam. Trong khi đó, công nhận văn bằng là một vấn đề pháp lý và chuyên môn khác, gắn với việc xem xét văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp theo quy định áp dụng để sử dụng tại Việt Nam.
Có thể hiểu đơn giản:
Xác thực trả lời câu hỏi về thông tin của văn bằng; công nhận giải quyết câu hỏi văn bằng nước ngoài có được công nhận theo quy định áp dụng hay không.
Do đó, PNV khuyến nghị không dịch hoặc mô tả Verification of Qualifications Information thành một loại “giấy công nhận bằng cấp quốc tế”. Cách gọi như vậy có thể làm người sử dụng hiểu sai giá trị và phạm vi của tài liệu.
Mẫu Giấy xác thực thông tin văn bằng mới có gì đáng chú ý?
Từ ngày 20/6/2025, VN-NARIC áp dụng mẫu mới của giấy cung cấp thông tin văn bằng trong nước. Theo thông báo chính thức, kết quả là bản điện tử có mã QR quét xác thực và được trả trực tiếp vào tài khoản của người đề nghị.
Mẫu đính kèm cho thấy bố cục tương đối cô đọng, tập trung vào những dữ liệu có giá trị nhận diện văn bằng. Điều này có lợi khi hồ sơ được sử dụng xuyên biên giới vì đơn vị tiếp nhận có thể nhanh chóng xác định các trường thông tin cốt lõi.
Việc tích hợp QR cũng giảm sự phụ thuộc vào việc quan sát hình thức giấy tờ. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn cần gửi đúng tài liệu và đúng định dạng mà cơ quan nước ngoài yêu cầu; QR không thay thế những thành phần khác như bằng tốt nghiệp, bảng điểm hay bản dịch khi các tài liệu đó được yêu cầu.
Cách kiểm tra tính xác thực của Verification of Qualifications Information
Trên mẫu Giấy xác thực thông tin văn bằng có hướng dẫn quét QR để kiểm tra tính xác thực của tài liệu. Phần cuối mẫu cũng cung cấp thông tin để tổ chức và nhà tuyển dụng kiểm tra kết quả.
VN-NARIC hiện có mục Tra cứu kết quả xác thực trên hệ thống. Một tài liệu chuyên môn của NIC-Japan về hệ thống giáo dục Việt Nam cũng minh họa mẫu Verification of Qualifications Information của VN-NARIC và giao diện tra cứu, trong đó có các trường như mã hồ sơ, họ tên, ngày sinh, giới tính, trình độ, đơn vị cấp bằng và năm tốt nghiệp.
Đối với hồ sơ quốc tế, khả năng hậu kiểm này có giá trị thực tế: trường học hoặc đơn vị tuyển dụng không chỉ nhận một tài liệu tĩnh mà còn có phương thức để kiểm tra thông tin từ nguồn xác thực.
Hồ sơ xin Giấy xác thực thông tin văn bằng cần chuẩn bị gì?
Hồ sơ nên được chuẩn bị theo đúng danh mục và biểu mẫu đang được VN-NARIC công bố tại thời điểm nộp (căn cước công dân + bằng tốt nghiệp…). Trang hướng dẫn chính thức hiện cung cấp riêng mẫu đơn đề nghị cung cấp thông tin văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp và tài liệu hướng dẫn quy trình nộp, quản lý hồ sơ.
Trước khi tải hồ sơ lên hệ thống, nên kiểm tra:
- Thông tin cá nhân phải thống nhất;
- Hình ảnh/tệp văn bằng phải rõ ràng;
- Tên cơ sở cấp bằng phải chính xác;
- Năm tốt nghiệp không bị khai nhầm;
- Biểu mẫu phải sử dụng đúng phiên bản đang được công bố;
- Tài liệu bổ sung phải đáp ứng yêu cầu cụ thể của hồ sơ.
Sai một dữ liệu nhỏ về họ tên hoặc ngày sinh cũng có thể gây khó khăn khi đối chiếu, đặc biệt đối với người từng thay đổi giấy tờ cá nhân.
Cá nhân có phải ký hợp đồng dịch vụ với VN-NARIC không?
Theo hướng dẫn hiện hành, VN-NARIC có mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ dành cho công ty/tổ chức, áp dụng đối với lần nộp hồ sơ đầu tiên. Riêng cá nhân nộp hồ sơ chỉ cần nộp đơn đề nghị xác thực, không phải hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Sự phân biệt này giúp cá nhân tránh chuẩn bị thừa biểu mẫu. Đây cũng là lý do người nộp nên dựa trên hướng dẫn chính thức thay vì lấy một bộ hồ sơ cũ trên Internet rồi áp dụng nguyên trạng.
Nộp hồ sơ xin Giấy xác thực thông tin văn bằng ở đâu?
VN-NARIC hướng dẫn hồ sơ đề nghị cung cấp thông tin đối với văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp được nộp trực tuyến trên hệ thống của Trung tâm.
VN-NARIC đồng thời nêu rõ hồ sơ thuộc quy trình này không được tiếp nhận trực tiếp hoặc qua email.
Do đó, email nên được sử dụng cho mục đích liên hệ, trao đổi theo hướng dẫn chứ không nên mặc nhiên xem là kênh nộp hồ sơ thay thế hệ thống trực tuyến.
Quy trình xin Giấy xác thực thông tin văn bằng online
Về thực tế xử lý, người đề nghị có thể hình dung quy trình theo các bước chính:
- Đăng nhập hoặc tạo tài khoản trên hệ thống VN-NARIC.
- Chuẩn bị hồ sơ và đơn đề nghị theo hướng dẫn.
- Khai thông tin văn bằng.
- Tải các tài liệu cần thiết lên hệ thống.
- Theo dõi tình trạng hồ sơ.
- Thực hiện nghĩa vụ thanh toán phí dịch vụ theo thông báo.
- Nhận kết quả theo phương thức được VN-NARIC áp dụng.
Điểm cần lưu ý là Giấy xác thực thông tin văn bằng hiện gắn với quy trình điện tử. Vì vậy, người nộp nên giữ thông tin tài khoản, kiểm tra thông báo trên hệ thống và sử dụng email, số điện thoại đang hoạt động.
Thời gian xử lý Giấy xác thực thông tin văn bằng bao lâu?
Theo thông tin VN-NARIC đang công bố, sau khi nhận hồ sơ trên hệ thống trực tuyến, thời hạn được nêu là trong vòng 20 ngày làm việc tính từ ngày cá nhân/đơn vị hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thanh toán phí dịch vụ.
Người chuẩn bị du học hoặc đi làm không nên hiểu “20 ngày” là 20 ngày theo lịch. Cụm từ được VN-NARIC sử dụng là 20 ngày làm việc, đồng thời mốc tính được gắn với việc hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.
Vì vậy, nếu trường nước ngoài có deadline nhập học, PNV khuyến nghị thực hiện Giấy xác thực thông tin văn bằng sớm thay vì chờ sát ngày nộp hồ sơ.
Một hồ sơ được cấp bao nhiêu bản kết quả?
Theo hướng dẫn được VN-NARIC công bố, đối với 01 hồ sơ, Trung tâm CNVB cấp 02 bản cho tổ chức, cá nhân.
Bên cạnh đó, mẫu mới từ 20/6/2025 là bản điện tử có QR và được trả vào tài khoản đề nghị. Khi sử dụng kết quả ở nước ngoài, người nộp cần kiểm tra thêm yêu cầu riêng của nơi nhận về hình thức tài liệu, bản dịch, chứng thực hoặc thủ tục liên quan.
Không nên tự suy luận rằng có Giấy xác thực thông tin văn bằng thì tất cả các giấy tờ còn lại đều được miễn.
Giấy xác thực thông tin văn bằng có thay thế bằng và bảng điểm không?
Thông thường, không nên xem đây là tài liệu thay thế cho bằng tốt nghiệp hoặc bảng điểm.
Thực tế, một số cơ sở giáo dục nước ngoài yêu cầu đồng thời nhiều thành phần. Tài liệu tuyển sinh của Sapienza University of Rome đối với Việt Nam, chẳng hạn, yêu cầu văn bằng tương ứng, bảng điểm và Verification of Qualifications Information của Vietnam National Academic Recognition Information Centre trong những trường hợp được nêu.
Điều này cho thấy chức năng của giấy xác thực là bổ sung căn cứ kiểm chứng, chứ không mặc nhiên thay thế hồ sơ học tập gốc.
Có cần dịch Giấy xác thực thông tin văn bằng khi sử dụng ở nước ngoài?
Mẫu Verification of Qualifications Information đính kèm đã thể hiện nội dung bằng tiếng Anh, với các trường thông tin như Full name, Gender, Date of Birth, Qualification, Awarding agency và Graduation year.
Tuy nhiên, bộ hồ sơ đi kèm có thể vẫn cần dịch. Tùy nước và cơ quan tiếp nhận, người sử dụng có thể phải chuẩn bị:
- Bản dịch bằng tốt nghiệp;
- Bản dịch bảng điểm;
- Bản dịch học bạ;
- Bản dịch các giấy tờ thay đổi họ tên nếu có;
- Chứng thực/công chứng bản dịch khi được yêu cầu;
- Hợp pháp hóa hoặc thủ tục xác nhận khác nếu pháp luật và cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Vì vậy, cần đọc checklist của chính cơ quan nhận hồ sơ, không nên áp dụng một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi quốc gia.
Những lỗi thường gặp khi xin và sử dụng Giấy xác thực thông tin văn bằng
PNV thường lưu ý người làm hồ sơ quốc tế tránh nhầm lẫn giữa xác thực văn bằng – công nhận văn bằng – dịch thuật – chứng thực bản dịch – hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là những công việc có mục đích và căn cứ thực hiện khác nhau.
Một số rủi ro thực tế gồm khai sai thông tin cá nhân; nộp nhầm quy trình dành cho văn bằng nước ngoài; sử dụng biểu mẫu cũ; chờ gần deadline mới thực hiện; hoặc cho rằng giấy xác thực tự động tạo ra giá trị tương đương bằng cấp tại nước ngoài.
Đặc biệt, VN-NARIC thông báo các văn bằng, chứng chỉ giả sẽ được chuyển sang Bộ Công an xử lý theo quy định. Vì vậy, mọi thông tin và tài liệu cung cấp trong quá trình đề nghị xác thực cần trung thực, chính xác và có nguồn gốc hợp pháp.
Giấy xác thực thông tin văn bằng (Verification of Qualifications Information) là tài liệu đáng quan tâm đối với công dân sở hữu văn bằng Việt Nam và chuẩn bị ra nước ngoài học tập, làm việc. Giá trị thực tế của giấy nằm ở khả năng cung cấp thông tin đã được kiểm tra về văn bằng và hỗ trợ cơ quan tiếp nhận nước ngoài xác minh hồ sơ.
