Công chứng bản dịch (notarized translation) có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp bản dịch tăng thêm giá trị pháp lý khi nộp cho các cơ quan chức năng trong và ngoài nước. Vậy công chứng và công chứng bản dịch là gì? Một số lưu ý về công chứng bản dịch? Và những yêu cầu đối với hồ sơ công chứng bản dịch là gì? Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
Công chứng và công chứng bản dịch là gì?
Công chứng bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hay từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt là quá trình mà công chứng viên tiếp nhận hồ sơ công chứng (gồm bản chính, bản phô tô của bản chính hoặc bản sao y của bản chính; bản dịch; và giấy xác nhận), kiểm tra hồ sơ có đủ điều kiện pháp lý để công chứng hay không; Đặc biệt là chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người biên dịch (đã đăng ký tại phòng công chứng tư pháp) và người này đã ký vào bản dịch trước người có thẩm quyền công chứng của phòng công chứng tư pháp với lời công chứng có ghi rõ cụ thể thời gian, cơ quan công chứng, chức vụ của người có thẩm quyền công chứng; có chữ ký của người có thẩm quyền công chứng và có đóng dấu xác nhận của phòng công chứng tư pháp.
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Một số lưu ý về công chứng bản dịch
– Việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hay từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng tư pháp phải do biên dịch viên là công tác viên, đã đăng ký tại phòng công chứng tư pháp (cụ thể là dịch thuật công chứng Bình Thạnh) thực hiện.
– Yêu cầu của cộng tác viên phòng công chứng tư pháp phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác nhưng thông thạo một hay nhiều ngôn ngữ trên thế giới, trong đó có ngôn ngữ dịch mà họ đang thực hiện. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, sự phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.
Biên dịch phải ký vào trang xác nhận, cam đoan dịch chính xác nội dung bản chính trước mặt người có thẩm quyền công chứng.
– Bản dịch phải được đính kèm với bản sao y của bản chính hoặc bản phô tô của bản chính và giấy xác nhận và được đóng dấu giáp lai.
– Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm (ghi rõ cả ngày tháng, năm, có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết), địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Chữ trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Yêu cầu đối với hồ sơ công chứng bản dịch
Hồ sơ công chứng bản dịch sẽ gồm bản chính, bản phô tô của bản chính hoặc bản sao y của bản chính, bản dịch, và giấy xác nhận.
Để hồ sơ công chứng bản dịch được thông qua thì:
+ Bản chính hoặc bản sao y của bản chính:
1) Không phải là văn bản cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính/ bản sao y của bản chính không phải là bản giả mạo.
2) Không phải là văn bản bị tẩy, xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;
3) Không phải là văn bản thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.
4) Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Dĩ nhiên, bản chính hoặc bản sao y của bản chính phải là bản có chữ ký, con dấu pháp lý của cơ quan có thẩm quyền cấp cho cá nhân/tổ chức nào đó theo quy định của pháp luật.
+ Bản dịch:
Theo kinh nghiệm của công ty dịch thuật Phú Ngọc Việt thì:
– Bản dịch không được phép tẩy, xóa. Nếu có sai xót thì nên in lại, công chứng lại, tuyệt đối không chỉnh sửa trên bản dịch để đảm bảo tính chuẩn xác, thẩm mỹ và pháp lý của hồ sơ.
– Bản dịch tuyệt đối không có chữ ký
+ Giấy xác nhận:
– Giấy xác nhận gồm 2 phần:
1) Xác nhận của biên dịch viên đã cam đoan dịch chính xác văn bản gốc (với lời cam đoan có ghi rõ họ tên, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, và từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác);
2) Xác nhận việc người biên dịch đã ký vào bản dịch trước mặt người có thẩm quyền công chứng, có số chứng thực, ký hiệu quyển số công chứng, ngày công chứng cụ thể (Mỗi bộ hồ sơ cùng loại hay cùng nội dung khi công chứng sẽ có 1 số chứng thực). Ngày ký của người biên dịch trùng với ngày công chứng của phòng công chứng tư pháp (vì biên dịch viên ký trước mặt của người có thẩm quyền công chứng).
Giấy xác nhận luôn thể hiện ở dạng song ngữ, chẳng hạn: Anh – Việt hoặc Việt – Anh
Như vậy, công chứng bản dịch là quá trình khẳng định giá trị pháp lý của bản dịch. Và bản dịch sau khi công chứng sẽ có hiệu lực kể từ ngày được người có thẩm quyền công chứng ký tên và đóng dấu của phòng công chứng tư pháp. Bản dịch được công chứng sẽ có giá trị sử dụng như bản chính, hoặc bản sao y của bản chính (giấy tờ, văn bản được dịch). Trường hợp bạn muốn dịch thuật công chứng nhanh trong ngày thì hãy gửi hồ sơ cần dịch dưới 5 trang đến văn phòng của công ty dịch thuật Phú Ngọc Việt (PNVT) của chúng tôi trước 9h00 sáng. Hiện chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn dịch thuật công chứng trong ngày với những tài liệu dưới 5 trang được thể hiện bằng 9 ngôn ngữ sau: Anh – Pháp – Đức – Nga – Trung – Nhật – Hàn – Thái – Campuchia (Khmer).
