Trong nhiều thủ tục hành chính và pháp lý, bản dịch ngôn ngữ nước ngoài cần được chứng thực hoặc công chứng để đảm bảo tính pháp lý và có thể sử dụng hợp lệ trong nước hoặc quốc tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ thẩm quyền công chứng chứng thực bản dịch thuộc về cơ quan nào. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm, quy định, cơ quan có thẩm quyền công chứng bản dịch tiếng nước ngoài, và vai trò của PNV trong việc hỗ trợ bạn thực hiện công chứng đúng pháp luật.
Khái niệm công chứng bản dịch và chứng thực người dịch
Theo Điều 2 của Luật Công chứng 2014, công chứng bản dịch là việc công chứng viên xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Tuy nhiên, ngoài công chứng viên, người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc tổ chức hành nghề công chứng cũng có thể dịch và ký tên vào bản dịch, sau đó được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch – đây là hình thức chứng thực người dịch, không phải công chứng viên trực tiếp kiểm tra bản dịch.
Các cơ quan có thẩm quyền công chứng bản dịch tiếng nước ngoài
Căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Luật Công chứng 2014, và thực tiễn hành nghề, có 3 nhóm cơ quan chính có thẩm quyền công chứng bản dịch hoặc chứng thực người dịch:
1. Văn phòng công chứng tư nhân
Đây là tổ chức hành nghề công chứng hoạt động theo Luật Công chứng. Họ có:
- Đội ngũ cộng tác viên dịch thuật (người dịch) đã đăng ký.
- Công chứng viên sẽ kiểm tra, xác minh bản dịch và ký công chứng.
- Có thẩm quyền công chứng bản dịch và đảm bảo tính pháp lý cao.
2. Phòng tư pháp trực thuộc UBND quận/huyện
Phòng tư pháp có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch, nếu người dịch là:
- Cộng tác viên đăng ký tại Phòng Tư pháp.
- Có bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc tương đương.
- Có đủ hồ sơ, năng lực dịch thuật.
Tuy nhiên, phòng tư pháp không trực tiếp công chứng bản dịch, mà chứng thực người dịch ký tên. Điều này khác biệt về bản chất so với công chứng viên.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài
Các Lãnh sự quán, Đại sứ quán được quyền:
- Công chứng, chứng thực bản dịch trong trường hợp giấy tờ cần sử dụng tại Việt Nam hoặc ngược lại.
- Áp dụng khi người yêu cầu công chứng đang sinh sống tại nước ngoài.
Ai có thẩm quyền công chứng bản dịch tiếng nước ngoài trong từng trường hợp?
Tùy vào mục đích sử dụng của bản dịch, bạn cần lựa chọn đúng nơi có thẩm quyền công chứng chứng thực:
| Trường hợp sử dụng | Cơ quan phù hợp |
| Hồ sơ du học, visa | Văn phòng công chứng tư nhân |
| Hồ sơ hành chính nội bộ | Phòng tư pháp UBND quận/huyện |
| Hồ sơ nộp tại nước ngoài | Lãnh sự quán, Đại sứ quán Việt Nam |
| Hồ sơ sử dụng song phương | Văn phòng công chứng hoặc đại sứ quán |
Điều kiện để bản dịch được công chứng hoặc chứng thực
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, để bản dịch được công nhận hợp pháp, cần đáp ứng các điều kiện:
- Có bản chính giấy tờ gốc rõ ràng, hợp pháp.
- Người dịch là cộng tác viên đã đăng ký, có bằng đại học ngoại ngữ hoặc chuyên ngành phù hợp.
- Bản dịch được ký tên bởi người dịch, kèm theo bản sao gốc.
- Mỗi trang phải được đóng dấu “BẢN DỊCH”, đính kèm bản sao và đóng dấu giáp lai.
- Được công chứng viên xác nhận (trường hợp công chứng) hoặc công chức phòng tư pháp chứng thực chữ ký (trường hợp chứng thực người dịch).
Trình tự công chứng bản dịch tại văn phòng công chứng
- Tiếp nhận hồ sơ: Gồm bản gốc, bản sao, yêu cầu công chứng.
- Phân công người dịch: Người dịch là cộng tác viên của văn phòng.
- Người dịch thực hiện bản dịch, ký vào từng trang.
- Công chứng viên kiểm tra, ghi lời chứng và ký, đóng dấu.
→ Bản dịch lúc này trở thành văn bản công chứng có giá trị sử dụng như bản gốc.
Trình tự chứng thực chữ ký người dịch tại phòng tư pháp
- Người dịch trình bản dịch và ký trước mặt cán bộ tư pháp.
- Xuất trình bản gốc để kiểm tra nội dung bản dịch.
- Chứng thực chữ ký người dịch vào bản dịch.
→ Lúc này, bản dịch không phải văn bản công chứng, mà là văn bản có chữ ký người dịch được chứng thực.
PNV trả lời cơ quan có thẩm quyền công chứng bản dịch trong thực tiễn
Công ty dịch thuật PNV thường được hỏi: “Tôi nên công chứng bản dịch ở đâu thì đúng?” Chúng tôi xin khẳng định:
- Muốn có bản dịch được công nhận toàn quốc và quốc tế, hãy chọn văn phòng công chứng.
- Muốn tiết kiệm chi phí, dùng trong phạm vi hành chính địa phương, có thể chọn chứng thực tại phòng tư pháp.
- Đang ở nước ngoài, cần dịch thuật và công chứng văn bản dùng tại Việt Nam: đến cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam.
So sánh công chứng bản dịch và chứng thực người dịch
| Tiêu chí | Công chứng bản dịch | Chứng thực người dịch |
| Thẩm quyền | Văn phòng công chứng | Phòng tư pháp cấp quận/huyện |
| Định danh người dịch | Là cộng tác viên công chứng | Là cộng tác viên phòng tư pháp |
| Dấu xác nhận | Dấu công chứng viên, “Bản dịch” | Dấu chứng thực chữ ký |
| Giá trị pháp lý | Cao hơn, dùng quốc tế | Giới hạn trong nước |
| Hồ sơ đi kèm | Bản gốc, bản sao, bản dịch | Bản gốc, bản sao, bản dịch |
PNV – đơn vị dịch thuật và hỗ trợ công chứng bản dịch trọn gói
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Công ty dịch thuật PNV hỗ trợ bạn:
- Dịch thuật chính xác, đúng ngữ pháp tiếng Anh, Pháp, Trung, Nhật, Hàn, Đức, Thái, v.v.
- Hợp tác với các văn phòng công chứng tại TP.HCM và Hà Nội.
- Có đội ngũ người dịch cộng tác viên được đăng ký hợp pháp.
- Tư vấn chọn nơi có thẩm quyền công chứng chứng thực phù hợp với từng hồ sơ.
Lưu ý quan trọng khi công chứng bản dịch tiếng nước ngoài
- Tuyệt đối không tự dịch rồi mang đến công chứng, nếu không được đăng ký là cộng tác viên.
- Phải mang bản chính để đối chiếu – bản photo không hợp lệ.
- Luôn kiểm tra kỹ mục đích sử dụng để xác định nơi công chứng phù hợp.
- Nếu bản dịch có hơn 2 trang, cần đóng dấu giáp lai đầy đủ.
Hiểu đúng thẩm quyền công chứng bản dịch để tránh rắc rối pháp lý
Việc xác định đúng thẩm quyền công chứng chứng thực bản dịch tiếng nước ngoài là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được cơ quan tiếp nhận chấp nhận. Dù bạn cần nộp hồ sơ trong nước hay quốc tế, PNV luôn đồng hành cùng bạn với dịch vụ chuẩn xác, tư vấn tận tâm và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
