Nghị định 280/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành nhằm sửa đổi và bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, hợp đồng và giao dịch.
Văn bản mới này ra đời trong bối cảnh Việt Nam đẩy mạnh chuyển đổi số hành chính, giúp nâng cao tính minh bạch, giảm thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp.
Điểm đổi mới về sao y trong Nghị định 280/2025/NĐ-CP
Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã đổi mới toàn diện quy trình sao y bản chính theo hướng số hóa và linh hoạt hơn. Người dân không còn phải trực tiếp mang bản gốc đến cơ quan hành chính mà có thể đề nghị cấp bản sao điện tử từ sổ gốc qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Bản sao được ký số bởi cơ quan có thẩm quyền, đính kèm mã định danh điện tử duy nhất, cho phép đối chiếu và xác thực trực tuyến.
Ngoài ra, nghị định cũng mở rộng phạm vi cấp sao y, cho phép bất kỳ cơ quan hành chính nào có quyền truy cập dữ liệu gốc đều có thể cấp bản sao, không còn bị giới hạn bởi nơi lưu sổ gốc như trước đây.
Đây là bước cải cách mạnh mẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm tải cho bộ phận một cửa, đồng thời tăng tính minh bạch và phòng chống làm giả giấy tờ hành chính.
Điểm đổi mới về chứng thực bản dịch trong Nghị định 280/2025/NĐ-CP
Đối với chứng thực bản dịch, Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã mở rộng thẩm quyền và hiện đại hóa quy trình chứng thực bản dịch giấy và điện tử.
Theo đó, UBND cấp xã, phường, thị trấn được phép chứng thực bản dịch trong trường hợp người dịch đã đăng ký hành nghề tại Sở Tư pháp, giúp người dân ở vùng xa vẫn có thể chứng thực hợp pháp mà không cần lên quận hoặc thành phố.
Đặc biệt, nghị định lần đầu công nhận bản dịch điện tử có chữ ký số của người dịch và công chứng viên là hợp lệ, có giá trị pháp lý tương đương bản dịch giấy.
Mỗi bản dịch điện tử được cấp kèm mã xác thực và mã QR, cho phép kiểm tra trực tuyến trên hệ thống dữ liệu quốc gia, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và khả năng lưu trữ lâu dài.
Quy định mới này mở ra kỷ nguyên mới cho ngành dịch thuật – công chứng số hóa, giúp doanh nghiệp và cá nhân xử lý hồ sơ nhanh chóng, an toàn, hợp pháp trên môi trường điện tử.
Mục tiêu của nghị định mới trong lĩnh vực sao y và chứng thực bản dịch
Mục tiêu chính là chuẩn hóa quy trình chứng thực trên nền tảng điện tử, tăng cường tính pháp lý cho bản dịch và bản sao điện tử.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP hướng đến việc xóa bỏ ranh giới giữa chứng thực giấy và chứng thực số, giúp mọi thủ tục trở nên nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn.
Bản sao điện tử từ sổ gốc – Có giá trị pháp lý như bản sao giấy
Điểm nổi bật của nghị định mới là bản sao điện tử từ sổ gốc được công nhận có giá trị pháp lý tương đương bản sao giấy.
Người dân có thể yêu cầu sao y trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công, nhận file PDF có chữ ký số và mã xác thực, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí di chuyển.
Mở rộng thẩm quyền chứng thực bản dịch cho cấp cơ sở
Trước đây, việc chứng thực bản dịch chỉ được thực hiện tại phòng công chứng hoặc Sở Tư pháp.
Từ năm 2025, UBND cấp xã, phường, thị trấn cũng được phép chứng thực bản dịch nếu người dịch đăng ký danh sách tại Sở Tư pháp.
Quy định này giúp người dân ở các địa phương xa trung tâm dễ dàng thực hiện chứng thực bản dịch hợp pháp ngay tại nơi cư trú.
Công nhận bản dịch điện tử có giá trị pháp lý
Lần đầu tiên, Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định bản dịch điện tử có chữ ký số của người dịch và công chứng viên được công nhận giá trị pháp lý tương đương bản dịch giấy.
Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các hồ sơ điện tử, hồ sơ du học, hồ sơ lao động nước ngoài được nộp trực tuyến ngày càng phổ biến.
Chuẩn hóa quy trình xác thực người dịch và danh sách dịch giả
Để tránh tình trạng giả mạo chữ ký người dịch, nghị định yêu cầu người dịch phải đăng ký năng lực, ngôn ngữ và lĩnh vực hành nghề tại Sở Tư pháp.
Danh sách này được công khai trực tuyến trên hệ thống dữ liệu quốc gia, giúp cơ quan chứng thực tra cứu nhanh, bảo đảm bản dịch được thực hiện bởi người đủ điều kiện hành nghề.
Tích hợp mã định danh và tra cứu trực tuyến bản sao, bản dịch
Mỗi bản sao hoặc bản dịch chứng thực theo nghị định mới đều có mã định danh điện tử để kiểm tra tính hợp lệ trực tuyến.
Người dân, doanh nghiệp hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể quét mã QR hoặc nhập mã tra cứu để xác thực nhanh chóng, không cần trình bản gốc.
Quy định rõ hơn về trách nhiệm của cơ quan chứng thực
Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định rõ: cơ quan chứng thực phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của bản sao và bản dịch.
Mọi hành vi chứng thực sai sự thật, sai bản gốc, hoặc vi phạm quy trình đều có thể bị xử phạt, đình chỉ thẩm quyền hoặc truy cứu trách nhiệm hành chính.
Lệ phí chứng thực và sao y được giữ ổn định, công khai
Phí sao y bản chính dao động từ 2.000 – 3.000 đồng/trang, phí chứng thực chữ ký 10.000 đồng/lần, và phí chứng thực bản dịch 30.000 – 50.000 đồng/trang.
Nghị định yêu cầu niêm yết công khai lệ phí tại nơi tiếp nhận, đồng thời cho phép thanh toán trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.
Tăng cường chứng thực điện tử – Giảm tải thủ tục hành chính
Nghị định mới đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong chứng thực online.
Người dân chỉ cần đăng nhập tài khoản định danh VNeID, tải hồ sơ cần chứng thực, ký số, thanh toán lệ phí và nhận kết quả qua email hoặc Cổng dịch vụ công.
Đây là bước tiến lớn giúp giảm 70% thời gian xử lý hồ sơ, đồng thời hạn chế tiếp xúc trực tiếp – phù hợp xu hướng hành chính số hóa. Xem văn phòng công chứng dịch thuật gần nhất.
Tác động tích cực đối với lĩnh vực dịch thuật – công chứng chuyên nghiệp
Với quy định mới, các công ty dịch thuật chuyên nghiệp như PNV Translation & Notarization được tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc chứng thực bản dịch đa ngữ, bản dịch điện tử, bản sao số hóa.
Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ du học, hồ sơ đầu tư, lao động nước ngoài, đăng ký sản phẩm, và các thủ tục có yếu tố quốc tế.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã tạo nên bước ngoặt lớn trong hệ thống chứng thực Việt Nam, khi kết hợp đồng bộ giữa sao y truyền thống và bản sao điện tử, giữa bản dịch giấy và bản dịch số hóa. Nhờ đó, người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục pháp lý mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo độ tin cậy và tính pháp lý. Với việc tiên phong trong dịch vụ dịch thuật – công chứng – hợp pháp hóa lãnh sự đa ngữ, PNV tiếp tục khẳng định vị thế là đơn vị dẫn đầu trong triển khai nghị định mới, hỗ trợ khách hàng hiệu quả trên toàn quốc.
