Hiện nay, việc đóng dấu giáp lai người ta thường đóng dấu ngẫu nhiên, có khi họ đóng 10 trang và thậm chí hơn 10 trang cho một con dấu giáp lai, điều này có đúng quy định không và có Quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang nào áp dụng? phạm vi áp dụng cho những tài liệu nào? Tương tự, cách đóng dấu giáp lai 2 tờ, 6 trang, 10 trang, 20 trang có theo quy định này hay không? Để trả lời những câu hỏi này, bạn hãy đọc hết bài viết dưới đây.
Quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang là quy định nào?
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về sử dụng con dấu như sau:
Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Như vậy, mục đích của đóng chỉ 5 tờ trở lại là để thấy rõ con dấu ở từng phần của mỗi trang giáp lai, để chóng làm giả mạo hoặc thêm hay bớt hoặc sửa đổi nội dung trang giáp lai, vì đóng dấu quá nhiều trang trong 1 con dấu giáp lai, sẽ làm cho phần dấu của mỗi trang sẽ không rõ, rất dễ bị thay đổi bằng tờ khác – theo Công Ty Dịch Thuật PNV.
Đóng dấu giáp lai quy định áp dụng cho những loại văn bản nào?
Áp dụng cho tất cả văn bản từ 02 tờ trở đi do một tổ chức nào được thành lập hợp pháp tại Việt Nam bao gồm thỏa thuận, hợp đồng, phụ lục, giấy ủy quyền …..và cho cả BẢN DỊCH và tất cả bản dịch đều được đóng dấu giáp lai vì mỗi bộ bản dịch gồm ít nhất 2-3 tờ, mà theo quy định, chỉ cần văn bản từ 2 tờ trở đi và có liên quan nội dung thì đều phải có dấu giáp lai.
Xem thêm Hợp pháp hóa lãnh sự – những điều cần biết
Cách đóng dấu giáp lai 2 tờ, 6 trang, 10 trang, 20 trang ?
Quy theo quy định trên, việc đóng dấu phải áp dụng cho tất cả văn bản có từ 2 tờ trở đi và phải tuân thủ quy tắc:
- Mỗi dấu giáp lai không đóng hơn 05 tờ văn bản/bản dịch
- Phải canh tương đối đều cho các tờ giáp lai để vào giữa các tờ văn bản/bản dịch, tức tờ nào cũng có 1 phần đều của con dấu, ví dụ, có 3 tờ văn bản thì mỗi tờ là 1/3 con dấu …2 tờ thì 1/2 con dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Như vậy, cách đóng dấu giáp lai 2 tờ, 6 trang, 10 trang, 20 trang…thậm chí nhiều hơn, cũng cần tuân thủ quy định trên….
Tại sao quy định về đóng dấu giáp lại nhiều trang bị xem nhẹ?
Thật ra một vài điều lệ hoặc thỉnh thoảng chỉ vài hợp đồng thì việc tuân thủ quy định về đóng dấu giáp lai nhiều trang không thành vấn đề, tuy nhiên, nếu một nhân viên văn thư, hàng ngày phải đóng dấu giáp lai, thì việc đóng dấu giáp lai theo quy định như trên là tối đa 05 tờ văn bản thì số lượng con dấu giáp lai sẽ rất nhiều…vì vậy, mọi người đều hiểu và thông cảm và các cơ quan cũng theo tập quán mà không ai đặt nặng vấn đề này, miễn sao con dấu giáp lai tròn đều và đầy đủ.
Kết luận: Quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang hay cách đóng dấu giáp lai 2 tờ, 6 trang, 10 trang, 20 trang …là có quy định của pháp luật là đóng dấu giáp lai tối đa 05 tờ văn bản. Ở một số quốc gia như Mỹ họ cũng yêu cầu khắc khe về đóng dấu giáp lai như trên. Tại PNV, khách hàng được đóng dấu giáp lai đúng quy định làm cho hồ sơ thành công nhiều hơn. Chúc quý khách nhiều sức khỏe và khi có nhu cầu về dịch thuật công chứng hồ sơ thì liên hệ với PNV, chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ Quý khách.
