Ngày 27 tháng 10 năm 2025, Chính phủ ban hành Nghị định 280/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung nhiều quy định quan trọng liên quan đến hoạt động chứng thực bản dịch và xác nhận tính pháp lý của bản dịch từ ngôn ngữ nước ngoài sang tiếng Việt (và ngược lại). Văn bản có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11 năm 2025, đánh dấu bước tiến mới trong việc chuẩn hóa quy trình dịch thuật – công chứng – chứng thực tại Việt Nam.
Cơ sở pháp lý của Nghị định 280/2025/NĐ-CP
Nghị định 280/2025/NĐ-CP được ban hành căn cứ vào:
-
Luật Công chứng 2014,
-
Luật Dịch vụ công trực tuyến 2023,
-
Và các nghị định tiền nhiệm như Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định 07/2025/NĐ-CP.
Nghị định này điều chỉnh cụ thể về việc chứng thực bản dịch, chứng thực chữ ký người dịch, và quản lý trách nhiệm của các cơ quan hành chính cấp xã, phòng tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng.
Mục đích ban hành nghị định
-
Tăng cường tính pháp lý và thống nhất trong hoạt động chứng thực bản dịch.
-
Tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, tổ chức trong và ngoài nước khi sử dụng tài liệu đa ngôn ngữ.
-
Đảm bảo bản dịch có giá trị pháp lý như bản gốc, phục vụ hồ sơ hành chính, giáo dục, lao động, đầu tư và tư pháp quốc tế.
Phạm vi điều chỉnh
Nghị định 280/2025/NĐ-CP điều chỉnh:
-
Việc dịch thuật các loại giấy tờ, văn bản có giá trị pháp lý.
-
Hoạt động chứng thực bản dịch và chữ ký người dịch.
-
Quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực.
-
Quy trình chứng thực điện tử và lưu trữ bản dịch số.
Các loại giấy tờ được chứng thực bản dịch
Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, những loại tài liệu sau đây được phép dịch và chứng thực:
-
Giấy tờ cá nhân (CMND, CCCD, hộ chiếu, khai sinh, kết hôn, học bạ, bằng cấp).
-
Hồ sơ pháp lý (giấy phép đầu tư, đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty).
-
Tài liệu hành chính, tư pháp, y tế, tài chính, thương mại, kỹ thuật.
-
Hợp đồng, thỏa thuận, thư ủy quyền, giấy xác nhận.
Quy định về người dịch
-
Người dịch phải thông thạo ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích.
-
Phải ký tên vào bản dịch, ghi rõ họ tên, số CCCD hoặc hộ chiếu.
-
Nếu người dịch là cộng tác viên của phòng công chứng, phải có danh sách cộng tác viên đã được Sở Tư pháp phê duyệt.
Trách nhiệm của người dịch
-
Đảm bảo bản dịch chính xác, trung thực, đầy đủ nội dung văn bản gốc.
-
Không tự ý sửa đổi, lược bỏ hoặc thêm nội dung.
-
Chịu trách nhiệm pháp lý về chất lượng bản dịch.
-
Có nghĩa vụ giữ bí mật nội dung tài liệu dịch, trừ trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp.
Quy định về chứng thực bản dịch
1. Hình thức chứng thực
-
Chứng thực tại Phòng Tư pháp UBND cấp huyện hoặc cấp xã.
-
Chứng thực tại phòng/văn phòng công chứng.
-
Chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
2. Cách thức chứng thực
-
Người dịch ký tên trước mặt người có thẩm quyền chứng thực.
-
Cơ quan chứng thực ghi lời chứng, đóng dấu, ghi số quyển, số trang theo quy định.
Giá trị pháp lý của bản dịch được chứng thực
Bản dịch được chứng thực theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP có:
-
Giá trị sử dụng thay thế bản gốc trong các thủ tục hành chính, nếu không có quy định khác.
-
Giá trị pháp lý ngang bản chính khi được dịch từ bản chính hợp pháp.
-
Được chấp nhận tại đại sứ quán, lãnh sự quán, cơ quan tư pháp và tổ chức quốc tế khi hợp pháp hóa lãnh sự.
Thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch
Theo Nghị định mới:
-
Phòng Tư pháp cấp huyện là cơ quan chủ yếu chứng thực chữ ký người dịch.
-
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã có thể chứng thực nếu được ủy quyền.
-
Công chứng viên tại các văn phòng công chứng được chứng thực chữ ký người dịch, nếu bản dịch thực hiện tại đơn vị.
Hồ sơ yêu cầu chứng thực bản dịch
-
Bản chính tài liệu cần dịch.
-
Bản dịch do người dịch thực hiện.
-
Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người dịch.
-
Giấy tờ chứng minh năng lực dịch (nếu yêu cầu).
-
Tờ khai chứng thực (theo mẫu 05/2025/NĐ-CP).
Quy trình chứng thực bản dịch
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người dịch hoặc người yêu cầu nộp hồ sơ tại phòng công chứng hoặc UBND cấp huyện.
Bước 2: Kiểm tra tính hợp pháp của tài liệu
Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của bản chính, đối chiếu thông tin.
Bước 3: Ký xác nhận và đóng dấu
Người dịch ký trước mặt người chứng thực → ghi lời chứng → đóng dấu → cấp số chứng thực.
Bước 4: Trả kết quả
Thời gian giải quyết: trong ngày làm việc, hoặc 02 ngày nếu số lượng hồ sơ nhiều.
Thời hạn lưu trữ bản dịch chứng thực
-
Cơ quan chứng thực phải lưu bản sao điện tử của bản dịch tối thiểu 5 năm.
-
Bản giấy có thể lưu tại sổ chứng thực hoặc kho lưu trữ của đơn vị.
-
Khi có yêu cầu kiểm tra, cơ quan cấp trên có thể tra cứu bản dịch qua hệ thống dữ liệu chứng thực quốc gia.
Mức phí chứng thực bản dịch
-
Phí chứng thực chữ ký người dịch: 10.000 – 20.000 đồng/trường hợp.
-
Phí chứng thực bản sao kèm bản dịch: 5.000 đồng/trang, tối đa 100.000 đồng/hồ sơ.
-
Có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công quốc gia.
Quy định mới về chứng thực điện tử
Nghị định 280/2025/NĐ-CP cho phép triển khai chứng thực bản dịch điện tử thông qua hệ thống chứng thực số của Bộ Tư pháp.
-
Bản dịch có thể ký số bởi người dịch và người chứng thực.
-
Dấu chứng thực điện tử có giá trị tương đương dấu đỏ truyền thống.
-
Dữ liệu được lưu trữ và truy xuất qua mã QR.
Trách nhiệm của cơ quan chứng thực
-
Đảm bảo nhân sự có trình độ ngoại ngữ khi thẩm định bản dịch.
-
Hướng dẫn người dân chuẩn bị hồ sơ đúng quy định.
-
Lưu trữ hồ sơ chứng thực, bảo mật dữ liệu.
-
Báo cáo định kỳ với Sở Tư pháp và Bộ Tư pháp.
Các hành vi bị nghiêm cấm trong chứng thực bản dịch
-
Làm giả bản dịch hoặc giả chữ ký người dịch.
-
Chứng thực khi chưa có bản chính hoặc tài liệu không rõ nguồn gốc.
-
Lợi dụng chứng thực để thu phí sai quy định.
-
Sử dụng bản dịch chưa chứng thực trong các hồ sơ tư pháp.
Hiệu lực và điều khoản chuyển tiếp
-
Nghị định có hiệu lực từ 01/11/2025.
-
Các hồ sơ chứng thực trước thời điểm này vẫn được công nhận.
-
Các văn bản, hướng dẫn cũ về chứng thực bản dịch hết hiệu lực kể từ ngày nghị định có hiệu lực. Xem dịch tiếng Ả Rập.
Tác động của Nghị định 280/2025/NĐ-CP
-
Chuẩn hóa quy trình chứng thực bản dịch trên toàn quốc.
-
Giảm sai sót trong hồ sơ hành chính, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục, đầu tư và xuất nhập cảnh.
-
Tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho các công ty dịch thuật, văn phòng công chứng.
-
Nâng cao tính minh bạch, giảm tiêu cực trong hoạt động chứng thực.
Vai trò của các tổ chức dịch thuật và công chứng
Các tổ chức dịch thuật, như công ty dịch thuật công chứng, đóng vai trò cầu nối trong việc đảm bảo bản dịch được thực hiện bởi người dịch có chuyên môn, đúng quy chuẩn pháp lý.
PNV Translation là một trong những đơn vị tiên phong tuân thủ đầy đủ quy định tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP, đảm bảo mọi bản dịch được dịch chính xác – chứng thực hợp pháp – lưu trữ an toàn.
Tải Nghị định 280/2025/NĐ-CP
Nghị định 280/2025/NĐ-CP về bản dịch và chứng thực bản dịch không chỉ giúp thống nhất quy trình hành chính trên toàn quốc mà còn nâng tầm chất lượng bản dịch, bảo vệ quyền lợi của người dân và doanh nghiệp. Việc triển khai đồng bộ nghị định này sẽ góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, giảm thủ tục hành chính, đồng thời giúp các cơ quan công chứng và công ty dịch thuật hoạt động minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
