Dù không có văn bản nào quy định các bản sao y có chứng thực phải có thời hạn, nhưng trong thực tế các bản sao y này thường bị từ chối nếu quá thời hạn ba hoặc sáu tháng.
Mới đây, cơ quan tôi yêu cầu bổ sung một số văn bằng chứng chỉ mà tôi đã khai trong hồ sơ nhưng chưa nộp bản sao kèm theo. Tôi nhanh chóng bổ sung vì đã có sẵn các bản photo văn bằng, chứng chỉ có đóng dấu sao y bản chính của chính cơ sở đã cấp bằng. Tuy nhiên, nhân viên phụ trách hồ sơ nói rằng “bản sao y đã quá sáu tháng nên không nhận”, rồi yêu cầu tôi ra UBND phường công chứng bản khác để nộp. Tôi giải thích là “mấy văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm được sao y từ chính cơ sở đã cấp bằng, đâu cần thời hạn”, nhưng nhân viên này trả lời “đó là quy định” mặc dù không viện dẫn được quy định nào.
Trước đây, khi tôi còn học đại học, để thẩm định bằng tốt nghiệp phổ thông, nhà trường đã yêu cầu sinh viên nộp bản sao do chính cơ quan, tổ chức đã cấp bằng chứng thực “sao y bản chính”. Chúng tôi phải vất vả đến tận sở GD-ĐT của địa phương trước đây mình học để chứng thực. Tôi nghĩ nhà trường đòi hỏi như vậy chắc vì những bản sao y được chứng thực tại chính nơi đã cấp bản chính có mức tin cậy cao như bản chính. Vậy mà cũng bản sao y bằng tốt nghiệp phổ thông này, nhân viên cơ quan tôi lại không chấp nhận với lý do “đã quá sáu tháng”!
Chuyện bị từ chối bản sao y có chứng thực với lý do “đã quá sáu tháng” không chỉ là trường hợp cá biệt của tôi. Cách đây không lâu, bạn tôi đã phải giải thích, năn nỉ mãi với nhân viên một sân bay để con anh được lên máy bay, cũng chỉ vì cái bản sao giấy khai sinh đã quá 6 tháng. Và trên thực tế, bạn bè tôi nhiều người khi nộp các giấy tờ liên quan đến hộ tịch, thân nhân, sức khỏe… thường được các cơ quan đơn vị yêu cầu bản sao y phải có thời gian nhất định (có nơi yêu cầu không quá ba tháng, có nơi yêu cầu không quá sáu tháng), dù không có văn bản nào quy định các bản sao y có chứng thực chỉ có giá trị trong thời gian nhất định.
Thiết nghĩ, đối với các loại giấy tờ liên quan đến nhân thân như hộ tịch, sức khỏe… thì việc quy định thời gian nhận bản sao y (có chứng thực) có thể chấp nhận được, bởi những loại giấy tờ đó có thể thay đổi sau một thời gian. Tuy nhiên, trong trường hợp này cũng nên có quy định rõ về thời hạn để người dân được biết và thực hiện. Còn đối với các loại văn bằng, chứng chỉ về cơ bản thì sẽ không thay đổi đối với người được cấp, kể cả khi họ đã chết. Chính vì vậy, việc quy định thời gian đối với các bản sao văn bằng, chứng chỉ ở một số cơ quan xem ra không phù hợp với thực tiễn cuộc sống cũng như các quy định của pháp luật.
NGUYỄN THỊ THÚY
(Theo Tuổi trẻ)
Ông TỪ DƯƠNG TUẤN (trưởng phòng bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp TP.HCM):
Từ chối là trái quy định
Hiện nay có tình trạng không ít cơ quan, tổ chức khi xử lý hồ sơ lại từ chối tiếp nhận bản sao được chứng thực quá thời hạn ba tháng hoặc sáu tháng kể từ ngày bản sao được chứng thực. Việc làm này là trái với quy định pháp luật, gây phiền hà cho dân.
Theo nghị định 79/2007/NĐ-CP năm 2007 về cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính, thì bản sao được chứng thực từ bản chính và bản sao được cấp từ sổ gốc đều có giá trị pháp lý sử dụng như nhau, đều được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc.
Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao đã được chứng thực không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Tuy nhiên, nếu người tiếp nhận nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh (có thể yêu cầu người nộp giấy tờ cho xem bản chính để đối chiếu). Đối với một số loại giấy tờ có khả năng thay đổi nội dung trong quá trình sử dụng như hộ khẩu, chủ quyền nhà đất đã được chứng thực quá lâu, nếu thấy cần xác minh nội dung bản sao để phục vụ yêu cầu xử lý hồ sơ thì người tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
Nếu người dân nộp bản photo không có chứng thực thì cán bộ tiếp nhận được yêu cầu người nộp hồ sơ xuất trình bản chính để đối chiếu, xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính, chứ không được yêu cầu người dân phải đi chứng thực.
Chỉ trong một số trường hợp mà pháp luật có quy định việc giao dịch phải dựa trên cơ sở xuất trình bản chính thì phải tuân theo quy định này, chẳng hạn như khi công chứng hợp đồng giao dịch, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính giấy tờ về quyền sở hữu tài sản giao dịch, chứng minh nhân dân…
D.N.HÀ ghi
Xem thêm Dịch tiếng Nhật Bản sang tiếng Việt Nam, Dịch công chứng, Dịch vụ visa cho người nước ngoài
