Công chứng điện tử là bước chuyển đổi quan trọng trong hoạt động công chứng tại Việt Nam, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia và yêu cầu cải cách thủ tục hành chính. Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết về văn bản công chứng điện tử, phạm vi áp dụng, điều kiện cung cấp – sử dụng dịch vụ, nền tảng công chứng điện tử cũng như quy trình công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến. Bài viết dưới đây phân tích toàn diện hồ sơ, trình tự thủ tục công chứng điện tử và các vấn đề pháp lý liên quan.
Công chứng điện tử là gì?
Công chứng điện tử là việc công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng trên môi trường điện tử, thông qua nền tảng công chứng điện tử, bằng việc sử dụng chữ ký số, dấu thời gian và các giải pháp công nghệ theo quy định của pháp luật về công chứng và giao dịch điện tử. Kết quả của hoạt động này là văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản công chứng giấy.
Cơ sở pháp lý điều chỉnh công chứng điện tử
Hoạt động công chứng điện tử được điều chỉnh bởi Luật Công chứng, Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 104/2025/NĐ-CP. Đây là hệ thống pháp luật thống nhất nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính an toàn, tính xác thực và khả năng kiểm tra, tham chiếu của văn bản công chứng điện tử trong giao dịch dân sự.
Văn bản công chứng điện tử là gì
Văn bản công chứng điện tử là văn bản được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến. Ngoài ra, văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo đúng quy định, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, cũng được coi là văn bản công chứng điện tử hợp pháp.
Hình thức tham chiếu và kiểm tra tính xác thực của văn bản công chứng điện tử
Mỗi văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code, đường link, mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác. Các yếu tố này cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân tham chiếu, tra cứu và kiểm tra tính xác thực của văn bản thông qua cổng tham chiếu dữ liệu công chứng theo quy định pháp luật.
Các quy định về chữ ký số trong công chứng điện tử
Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch phải được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên. Trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định của Luật Công chứng thì được miễn yêu cầu chứng kiến trực tiếp khi ký số.
Quy định về đánh số trang và quản lý văn bản công chứng điện tử
Việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất như đối với văn bản công chứng giấy, bảo đảm tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa, thay thế hoặc cắt ghép trái phép trong quá trình lưu trữ và sử dụng.
Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử
Khi phát hiện lỗi kỹ thuật, tổ chức hành nghề công chứng phải lập một trang văn bản riêng ghi rõ nội dung sửa lỗi. Trang này phải có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, được đính kèm và hiển thị cùng văn bản công chứng điện tử gốc khi tham chiếu.
Sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch đã được công chứng điện tử
Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch đã được công chứng điện tử phải tuân thủ đúng trình tự của Luật Công chứng. Văn bản sửa đổi hoặc hủy bỏ phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử ban đầu và xuất hiện đồng thời khi tra cứu.
Phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử trực tiếp
Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự, không phân biệt loại hình, giá trị hoặc chủ thể tham gia, miễn là đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
Phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử trực tuyến
Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng cho hầu hết các giao dịch dân sự, trừ di chúc và các giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác. Quy định này nhằm bảo đảm an toàn pháp lý đối với các giao dịch đặc thù có tính rủi ro cao.
Công chứng điện tử tại Cơ quan đại diện ngoại giao
Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch thuộc thẩm quyền theo Luật Công chứng, căn cứ vào điều kiện thực tế về hạ tầng, nhân sự và công nghệ.
Các điều kiện để tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
Tổ chức hành nghề công chứng muốn cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phải có tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử hợp pháp, đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, thiết bị điện tử, đường truyền mạng và các điều kiện cần thiết khác.
Điều kiện về chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Chữ ký số sử dụng trong công chứng điện tử phải do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cấp, có sử dụng dấu thời gian. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Những điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử của người dân và doanh nghiệp
Người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải sử dụng chữ ký số công cộng của Việt Nam hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Đăng ký tài khoản công chứng điện tử và xác thực danh tính
Tổ chức, cá nhân có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực và cấp chứng thư chữ ký số thông qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng xác thực khác theo quy định.
Nền tảng công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP
Nền tảng công chứng điện tử là hệ thống thông tin cho phép thực hiện toàn bộ quy trình công chứng trên môi trường điện tử, đáp ứng yêu cầu về định danh điện tử, xác thực, ký số, lưu trữ và kết nối dữ liệu công chứng theo thời gian thực.
Yêu cầu về công nghệ và bảo mật của nền tảng công chứng điện tử
Nền tảng công chứng điện tử phải có giải pháp video call, công nghệ đối chiếu giấy tờ, ký số hợp pháp, kết nối cơ sở dữ liệu công chứng và đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3.
Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng
Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng là điểm truy cập chính thức để kiểm tra thông tin văn bản công chứng và các dữ liệu công chứng khác, bảo đảm tính minh bạch và khả năng kiểm chứng của giao dịch.
Quy trình công chứng điện tử trực tiếp
Quy trình công chứng điện tử trực tiếp bao gồm việc khởi tạo giao dịch, tải văn bản lên nền tảng, đối chiếu giấy tờ, xác thực nhân thân, ký số của các bên, ký số của công chứng viên, thu phí, cấp văn bản công chứng điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử.
Công chứng điện tử trực tiếp là hình thức công chứng thực hiện trên nền tảng điện tử, trong đó công chứng viên trực tiếp chứng kiến toàn bộ giao dịch. Quy trình bắt đầu từ việc tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra điều kiện và nội dung công chứng theo Luật Công chứng. Công chứng viên khởi tạo giao dịch, tải văn bản giao dịch dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc văn bản đã ký số. Người yêu cầu công chứng đọc lại nội dung, xuất trình giấy tờ để đối chiếu. Công chứng viên xác thực nhân thân, chứng kiến ký số, kiểm tra chữ ký số, ký lời chứng, gắn dấu thời gian, ghi sổ, thu phí, gửi văn bản công chứng điện tử và lưu trữ hồ sơ.
Quy trình công chứng điện tử trực tuyến
Theo Nghị định: Quy trình công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện thông qua cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu khác nhau, bảo đảm việc xác thực, chứng kiến, ký số và xác nhận giao dịch được thực hiện đồng bộ, hợp pháp.
Công chứng điện tử trực tuyến áp dụng khi các bên không cùng địa điểm, giao dịch được thực hiện thông qua nền tảng điện tử và cầu truyền hình trực tuyến. Công chứng viên đủ điều kiện khởi tạo giao dịch, thiết lập kết nối giữa các điểm cầu và tải văn bản giao dịch lên hệ thống. Người yêu cầu công chứng đọc hoặc nghe đọc nội dung, xuất trình giấy tờ để đối chiếu điện tử. Công chứng viên xác thực nhân thân, tính hợp pháp của giao dịch và chứng kiến việc ký số. Các công chứng viên tại điểm cầu ký xác nhận, công chứng viên khởi tạo ký số cuối cùng, gắn dấu thời gian, ghi sổ, thu phí, gửi văn bản và lưu trữ hồ sơ điện tử.
Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện công chứng điện tử
Tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu công chứng viên hoặc nhân viên của mình gây ra lỗi trong quá trình thực hiện công chứng điện tử theo quy định của Luật Công chứng.
Trách nhiệm của công chứng viên trong công chứng điện tử trực tuyến
Các công chứng viên tham gia giao dịch công chứng điện tử trực tuyến phải có thỏa thuận bằng văn bản về phạm vi công việc, phân chia phí, trách nhiệm bồi thường và các vấn đề liên quan khác, bảo đảm rõ ràng và minh bạch trách nhiệm pháp lý.
Ý nghĩa của công chứng điện tử đối với cải cách hành chính
Công chứng điện tử giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, giảm chi phí xã hội, tăng khả năng tiếp cận dịch vụ công chứng và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.
Những lưu ý pháp lý quan trọng khi thực hiện công chứng điện tử
Người dân, doanh nghiệp và tổ chức hành nghề công chứng cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chữ ký số, xác thực danh tính, lưu trữ dữ liệu và bảo mật thông tin để bảo đảm giá trị pháp lý và tránh rủi ro tranh chấp.
Những vấn đề liên quan khác
Tổng hợp các vấn đề liên quan khác đến công chứng điện tử để bạn đọc có cái nhìn tổng quan khi làm thủ tục online.
Chứng thực điện tử
Chứng thực điện tử là hình thức chứng thực được thực hiện trên môi trường điện tử, trong đó cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của chữ ký, bản sao hoặc thông tin điện tử theo quy định pháp luật. Thay vì sử dụng giấy tờ truyền thống, toàn bộ quy trình chứng thực điện tử được thực hiện thông qua hệ thống công nghệ thông tin, chữ ký số và các nền tảng xác thực điện tử. Hình thức này giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí đi lại và tăng tính minh bạch trong quản lý dữ liệu. Chứng thực điện tử thường được áp dụng đối với bản sao điện tử, chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử và các giao dịch phát sinh trên môi trường số. Giá trị pháp lý của chứng thực điện tử được pháp luật thừa nhận tương đương với chứng thực giấy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về chủ thể, quy trình và phương tiện kỹ thuật theo quy định hiện hành.
Công chứng điện tử ở đâu
Công chứng điện tử được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử theo quy định của pháp luật. Đây có thể là văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng đã đăng ký sử dụng nền tảng công chứng điện tử và được Sở Tư pháp chấp thuận. Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài cũng được phép thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch thuộc thẩm quyền. Người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện công chứng điện tử trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng hoặc thực hiện công chứng điện tử trực tuyến thông qua nền tảng công chứng điện tử được cấp phép. Việc lựa chọn địa điểm công chứng điện tử phụ thuộc vào loại giao dịch, điều kiện kỹ thuật của các bên và hình thức công chứng điện tử được áp dụng.
Dịch vụ công chứng điện tử
Dịch vụ công chứng điện tử là dịch vụ do các tổ chức hành nghề công chứng cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng trong môi trường số. Dịch vụ này bao gồm việc soạn thảo, kiểm tra, xác thực và công chứng các giao dịch dân sự dưới dạng điện tử, sử dụng chữ ký số và dấu thời gian. So với công chứng truyền thống, dịch vụ công chứng điện tử mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục giấy tờ, tăng khả năng tra cứu và kiểm tra tính xác thực của văn bản. Dịch vụ này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu giao dịch thường xuyên hoặc các bên ở xa địa điểm công chứng. Khi sử dụng dịch vụ công chứng điện tử, người yêu cầu công chứng cần đáp ứng điều kiện về chữ ký số, định danh điện tử và tuân thủ đúng quy trình theo quy định pháp luật.
Hướng dẫn công chứng điện tử
Hướng dẫn công chứng điện tử giúp cá nhân, tổ chức hiểu rõ các bước cần thực hiện khi tham gia giao dịch công chứng trên môi trường điện tử. Trước hết, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần thiết và chữ ký số hợp lệ. Tiếp theo, đăng ký tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử hoặc thực hiện xác thực thông tin theo hướng dẫn của tổ chức hành nghề công chứng. Sau khi công chứng viên khởi tạo giao dịch, người yêu cầu công chứng đọc lại nội dung văn bản, xuất trình giấy tờ để đối chiếu và thực hiện ký số trước sự chứng kiến của công chứng viên. Cuối cùng, văn bản công chứng điện tử được ký số, gắn dấu thời gian, gửi cho người yêu cầu công chứng và lưu trữ trên hệ thống. Việc tuân thủ đúng hướng dẫn giúp bảo đảm giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro phát sinh.
Bản sao điện tử
Bản sao điện tử là bản sao được tạo ra từ bản chính giấy hoặc bản điện tử gốc thông qua phương tiện điện tử, có nội dung đầy đủ và chính xác như bản chính. Trong hoạt động công chứng và chứng thực, bản sao điện tử có thể được chứng thực điện tử để sử dụng trong các giao dịch trực tuyến. Bản sao điện tử giúp giảm nhu cầu sử dụng giấy tờ bản cứng, thuận tiện cho việc lưu trữ, chia sẻ và gửi hồ sơ qua mạng. Tuy nhiên, để có giá trị pháp lý, bản sao điện tử phải được chứng thực theo đúng trình tự, thẩm quyền và kỹ thuật do pháp luật quy định. Khi được chứng thực hợp lệ, bản sao điện tử có giá trị sử dụng tương đương bản sao giấy trong các thủ tục hành chính và giao dịch dân sự.
Công chứng điện tử ở đâu tại TPHCM
Tại TPHCM, công chứng điện tử được thực hiện tại các văn phòng công chứng và phòng công chứng đã được đăng ký và đủ điều kiện triển khai công chứng điện tử theo quy định của Sở Tư pháp. Các tổ chức này phải có hạ tầng công nghệ, chữ ký số, nền tảng công chứng điện tử và nhân sự đáp ứng yêu cầu pháp luật. Người dân và doanh nghiệp tại TPHCM có thể lựa chọn công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến tùy theo loại giao dịch và nhu cầu thực tế. Việc triển khai công chứng điện tử tại TPHCM góp phần giảm tải cho các tổ chức công chứng, đồng thời tạo thuận lợi cho các giao dịch dân sự, thương mại diễn ra nhanh chóng và minh bạch hơn.
Hướng dẫn chứng thực điện tử
Hướng dẫn chứng thực điện tử giúp cá nhân, tổ chức thực hiện đúng quy trình chứng thực trên môi trường điện tử. Người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị bản điện tử của giấy tờ, văn bản cần chứng thực và chữ ký số hợp lệ. Sau đó, đăng ký hoặc xác thực tài khoản trên hệ thống theo hướng dẫn của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Quá trình chứng thực điện tử bao gồm việc đối chiếu thông tin, xác thực chủ thể và xác nhận nội dung bản điện tử. Sau khi hoàn tất, bản chứng thực điện tử sẽ được ký số, gắn dấu thời gian và cấp mã tham chiếu để kiểm tra tính xác thực. Việc tuân thủ đúng hướng dẫn giúp bảo đảm bản chứng thực điện tử có giá trị pháp lý khi sử dụng.
Thủ tục công chứng điện tử
Thủ tục công chứng điện tử bao gồm các bước từ tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hồ sơ, xác thực thông tin đến ký số và lưu trữ văn bản điện tử. Người yêu cầu công chứng cần cung cấp đầy đủ giấy tờ, tài liệu theo quy định và có chữ ký số hợp lệ. Công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch, đối chiếu giấy tờ và xác thực nhân thân người tham gia. Sau đó, các bên ký số vào văn bản giao dịch trước sự chứng kiến của công chứng viên. Văn bản công chứng điện tử được ký số, gắn dấu thời gian, ghi sổ công chứng và gửi cho người yêu cầu công chứng. Thủ tục công chứng điện tử giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ nhưng vẫn bảo đảm đầy đủ giá trị pháp lý.
Khái niệm Chứng thực chữ ký điện tử
Chứng thực chữ ký điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký điện tử thuộc về đúng chủ thể ký và được tạo ra bằng phương tiện hợp pháp. Hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong giao dịch điện tử, giúp bảo đảm tính xác thực và chống giả mạo chữ ký. Chữ ký điện tử được chứng thực hợp lệ sẽ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trong nhiều giao dịch dân sự, thương mại và hành chính. Việc chứng thực chữ ký điện tử thường gắn liền với chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Khi được chứng thực, chữ ký điện tử giúp tăng độ tin cậy và an toàn cho các giao dịch trực tuyến.
Thế nào là Chứng thực hợp đồng điện tử?
Chứng thực hợp đồng điện tử là việc xác nhận tính hợp pháp, tính xác thực của hợp đồng được lập dưới dạng điện tử. Hoạt động này giúp bảo đảm rằng các bên tham gia hợp đồng đã ký kết tự nguyện, đúng thẩm quyền và nội dung không trái pháp luật. Hợp đồng điện tử được chứng thực hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, có thể sử dụng làm căn cứ giải quyết tranh chấp. Chứng thực hợp đồng điện tử đặc biệt quan trọng trong các giao dịch thương mại, tài chính và dịch vụ trực tuyến, nơi các bên không gặp mặt trực tiếp. Việc áp dụng chứng thực điện tử góp phần thúc đẩy giao dịch số an toàn và minh bạch.
Hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử
Hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử giúp người dân và doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình khi cần sử dụng bản sao điện tử thay cho bản sao giấy. Người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị bản điện tử được tạo từ bản chính hợp pháp. Cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền sẽ kiểm tra, đối chiếu nội dung bản điện tử với bản chính hoặc dữ liệu gốc. Sau khi xác nhận tính chính xác, bản sao điện tử được chứng thực bằng chữ ký số và dấu thời gian. Bản sao điện tử đã được chứng thực có thể sử dụng trong các thủ tục hành chính và giao dịch điện tử theo quy định pháp luật, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Đặc điểm Công chứng điện tử online
Công chứng điện tử online là hình thức công chứng được thực hiện hoàn toàn trên môi trường trực tuyến thông qua nền tảng công chứng điện tử. Các bên tham gia giao dịch và công chứng viên không cần có mặt cùng địa điểm mà tương tác thông qua hệ thống điện tử và công nghệ truyền hình trực tuyến. Hình thức này phù hợp với các giao dịch có tính linh hoạt cao, các bên ở xa hoặc có nhu cầu xử lý nhanh. Công chứng điện tử online vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy trình pháp lý về xác thực nhân thân, ký số, kiểm tra chữ ký số và lưu trữ hồ sơ. Khi đáp ứng đầy đủ điều kiện, văn bản công chứng điện tử online có giá trị pháp lý tương đương công chứng truyền thống. Xem dịch thuật công chứng Bình Thạnh, TPHCM và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc Công chứng điện tử có mất phí không?
Công chứng điện tử có phát sinh phí theo quy định pháp luật về phí, lệ phí công chứng và giá dịch vụ công chứng. Mức phí công chứng điện tử về cơ bản tương tự công chứng giấy đối với cùng loại giao dịch. Ngoài ra, người yêu cầu công chứng có thể phải trả thêm giá dịch vụ liên quan đến việc sử dụng nền tảng công chứng điện tử, chữ ký số hoặc các chi phí kỹ thuật khác. Việc thu phí phải được tổ chức hành nghề công chứng công khai, minh bạch và tuân thủ quy định hiện hành. Trước khi thực hiện công chứng điện tử, người yêu cầu công chứng nên được thông báo rõ về các khoản phí để chủ động lựa chọn hình thức công chứng phù hợp.
Trình tự khi cá nhân tiến hành công chứng điện tử
- Dùng VNied đăng nhập dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
- Khai thông tin và tải file cần công chứng điện tử
- Bạn sẽ nhận được email thông báo kết quả xét duyệt hồ sơ sau 2-3 ngày, kèm thông báo thanh toán (2.000 đồng/tờ, thời gian trả kết quả (nếu hồ sơ hợp lệ) và mang bản gốc đến ủy ban đối chiếu và nhận kết quả.
PNV không nhận làm dịch vụ công chứng điện tử. Chúng tôi chỉ nhận dịch thuật và công chứng bản dịch giấy. Để được báo giá chi tiết, các bạn gọi ngay vào số hotline của PNV.
