Trong bối cảnh hội nhập giáo dục quốc tế, ngày càng có nhiều người Việt Nam học tập tại nước ngoài và sở hữu các loại bằng cấp quốc tế. Tuy nhiên, để các văn bằng này có giá trị pháp lý và được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam (ví dụ: để xin việc, học lên cao hơn, làm hồ sơ công chức hoặc định cư), bắt buộc phải thực hiện thủ tục công nhận (xác nhận) văn bằng nước ngoài theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Cơ sở pháp lý của thủ tục xác nhận văn bằng
Thủ tục này được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật gồm:- Thông tư 13/2021/TT-BGDĐT quy định điều kiện, trình tự, thủ tục công nhận văn bằng.
- Thông tư 07/2024/TT-BGDĐT sửa đổi, bổ sung hồ sơ và hình thức nộp trực tuyến.
- Quyết định 2761/QĐ-BGDĐT năm 2024 công bố các thủ tục hành chính sửa đổi.
- Và Thông tư 164/2016/TT-BTC quy định mức thu phí xác minh văn bằng.
Đối tượng và phạm vi áp dụng
Thủ tục áp dụng cho:
- Người có văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp muốn sử dụng tại Việt Nam.
- Cơ quan quản lý nhân sự hoặc đơn vị sử dụng lao động khi được ủy quyền.
- Các loại văn bằng: bằng tốt nghiệp THCS, THPT, giấy chứng nhận hoàn thành chương trình phổ thông, bằng cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ và văn bằng tương đương.
Phân biệt công nhận và miễn công nhận văn bằng
Không phải mọi văn bằng nước ngoài đều phải thực hiện thủ tục công nhận. Một số trường hợp được miễn thủ tục, ví dụ:
- Văn bằng thuộc hiệp định hoặc thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam đã ký kết.
- Văn bằng do Nhà nước Việt Nam cử đi học bằng ngân sách.
- Và Văn bằng từ chương trình liên kết tại Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Cơ quan có thẩm quyền xác nhận văn bằng
- Cục Quản lý chất lượng – Bộ Giáo dục và Đào tạo: công nhận văn bằng trình độ cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ và tương đương.
- Sở Giáo dục và Đào tạo: công nhận bằng tốt nghiệp THCS, THPT, giấy chứng nhận chương trình phổ thông.
Hình thức nộp hồ sơ
Theo quy định mới, có ba hình thức nộp:
- Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Bộ hoặc Sở Giáo dục và Đào tạo.
- Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
- Gửi hồ sơ qua đường bưu chính.
Thành phần hồ sơ bắt buộc
Hồ sơ gồm:
- Phiếu đề nghị công nhận văn bằng (theo mẫu Phụ lục I).
- Bản sao văn bằng kèm bản dịch công chứng tiếng Việt.
- Bảng điểm hoặc phụ lục văn bằng có dịch công chứng.
- Minh chứng thời gian học ở nước ngoài (hộ chiếu, visa, quyết định cử đi học…).
- Văn bản ủy quyền xác minh nếu cơ sở giáo dục nước ngoài yêu cầu.
Cách thức xác thực văn bằng
Có hai phương án xác thực:
- Xác thực trực tiếp từ cơ sở giáo dục cấp bằng hoặc cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.
- Xác thực thông qua bản sao điện tử chứng thực nếu không có kênh xác thực trực tiếp.
Thời hạn giải quyết hồ sơ
- Thông thường: 20 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp cần xác minh với cơ sở nước ngoài: không quá 45 ngày làm việc.
Kết quả sau khi công nhận
- Kết quả là Giấy công nhận văn bằng, xác nhận:
- Trình độ tương đương với khung trình độ quốc gia Việt Nam, hoặc
- Giá trị văn bằng theo hệ thống giáo dục nước ngoài nếu không xác định được tương đương.
- Giấy công nhận được cấp theo mẫu thống nhất do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
Các trường hợp văn bằng không được công nhận
- Văn bằng giả mạo, không hợp pháp.
- Hồ sơ khai báo không trung thực.
- Không đủ căn cứ xác minh văn bằng.
- Trong những trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định hủy bỏ kết quả công nhận và thu hồi giấy.
Phí, lệ phí thực hiện thủ tục
- 250.000 đồng/văn bằng: áp dụng cho chương trình của cơ sở nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- 500.000 đồng/văn bằng: áp dụng cho chương trình học tập trực tiếp tại nước ngoài.
Căn cứ xác định điều kiện công nhận
- Văn bằng được cấp bởi cơ sở được kiểm định chất lượng hoặc được cơ quan giáo dục nước sở tại cho phép cấp bằng.
- Văn bằng đào tạo trực tuyến được công nhận nếu đáp ứng yêu cầu kiểm định và cấp phép.
- Các trường hợp bất khả kháng như chiến tranh, dịch bệnh, thiên tai… sẽ do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét quyết định.
Quy trình từng bước thực hiện thủ tục xác nhận
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
- Đăng ký tài khoản và nộp hồ sơ trực tuyến hoặc gửi trực tiếp.
- Thanh toán lệ phí xác minh.
- Theo dõi tình trạng xử lý qua Cổng dịch vụ công.
- Nhận kết quả giấy công nhận trực tiếp hoặc qua bưu điện. Xem thủ tục công nhận văn bằng nước ngoài.
Trách nhiệm của các bên liên quan
- Cục Quản lý chất lượng và Sở Giáo dục và Đào tạo: chịu trách nhiệm kết quả, giải quyết khiếu nại, công bố các trường hợp được miễn công nhận.
- Người đề nghị: chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ.
- Cơ quan, tổ chức sử dụng lao động: xác thực văn bằng khi thuộc diện miễn thủ tục công nhận.
Một số lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ
- Dịch thuật phải chính xác, công chứng hợp lệ.
- Thông tin cá nhân phải trùng khớp giữa các giấy tờ.
- Thời gian đào tạo, visa, dấu xuất nhập cảnh phải phù hợp.
- Nếu có thể, nên chuẩn bị sẵn văn bản xác minh từ trường nước ngoài để rút ngắn thời gian xử lý.
Thủ tục xác nhận văn bằng nước ngoài là bước bắt buộc để hợp thức hóa bằng cấp quốc tế tại Việt Nam. Khi nắm rõ quy định, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện đúng quy trình, người nộp có thể rút ngắn thời gian xử lý, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình. Đây cũng là cơ sở quan trọng để bằng cấp nước ngoài được sử dụng công nhận rộng rãi trong các hoạt động học tập, tuyển dụng và hành chính tại Việt Nam.
