Việc giao thương, mua bán hàng hóa hay đầu tư quốc tế là thị trường vô cùng sôi động, và chưa bao giờ hạ nhiệt. Để thống nhất các vấn đề liên quan đến hoạt động thương mại, đầu tư, hay thậm chí là những giao dịch dân sự, các chủ thể liên quan thường lựa chọn việc lập hợp đồng để ghi nhận thỏa thuận của mình.
Những hợp đồng giao dịch quốc tế thông thường không cần sự xác nhận từ phía cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt, hợp đồng vẫn cần có sự công nhận từ phía cơ quan nhà nước thông qua việc hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS). Thường phát sinh do yêu cầu của cơ quan, tổ chức đơn vị tiếp nhận hồ sơ giấy tờ.
Dịch vụ dịch thuật công chứng PNV
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM
Hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự đã được quy định tại khoản 2, Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Đây là hoạt động được tiến hành bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài nhằm công nhận giá trị pháp lý của giấy tờ đó tại Việt Nam.
Hợp đồng là sự ghi nhận thỏa thuận của các bên có liên quan về một vấn đề/công việc làm căn cứ để các bên phát sinh quyền và nghĩa vụ liên quan. Thông thường hợp đồng quốc tế thường được viết song ngữ, tuy nhiên cũng có những trường hợp hợp đồng chỉ được viết bằng ngôn ngữ phổ biến nhất là tiếng Anh.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng nhằm xác nhận thông tin về con dấu, chữ ký, chức danh trên hợp đồng để được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng.
Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng?
Nhà nước Việt Nam không yêu cầu mọi cá nhân/doanh nghiệp thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng. Việc hợp pháp hóa chỉ bắt buộc trong một số trường hợp nhất định cần xuất trình hợp đồng đến cơ quan nhà nước hoặc theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hợp đồng.
Thông thường hợp đồng quốc tế thường được trình bày theo ngôn ngữ của các quốc gia tham gia vào hợp đồng. Ví dụ như hợp đồng giữa một doanh nghiệp ở Pháp và Việt Nam thì sẽ được lập bằng tiếng Pháp và tiếng Việt Nam. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp hai bên đều có thể hiểu sát thông tin thỏa thuận, nội dung hợp đồng.
Việc giao thương quốc tế sẽ thúc đẩy sự phát triển kinh tế của quốc gia nên hợp đồng được lập ra chỉ cần thỏa điều kiện của các bên trong hợp đồng là được. Nhưng khi hợp đồng được xuất trình ra cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì cần hợp pháp hóa lãnh sự để làm căn cứ xác định giá trị pháp lý của hợp đồng.
5 trường hợp thực tế bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng
5 tình huống thực tế mà nếu không có hợp pháp hóa, hợp đồng của bạn sẽ không được chấp nhận:
-
Ký kết hợp đồng mua bán quốc tế cần làm thủ tục hải quan tại Việt Nam.
-
Sử dụng hợp đồng lao động nước ngoài để xin giấy phép lao động.
-
Chuyển nhượng cổ phần có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam.
-
Sử dụng hợp đồng tài trợ, viện trợ từ tổ chức nước ngoài.
-
Trình hợp đồng tại tòa án Việt Nam khi xảy ra tranh chấp.
Mỗi trường hợp đều yêu cầu hợp pháp hóa để tài liệu được xem là hợp lệ về pháp luật.
Lần đầu hợp pháp hóa hợp đồng?
Không cần phải mất hàng tuần chờ đợi hay loay hoay tra cứu quy định, chỉ cần nắm được 3 bước cốt lõi trong hợp pháp hóa lãnh sự, bạn sẽ xử lý hợp đồng nước ngoài một cách nhanh – gọn – đúng luật. Nội dung này sẽ hướng dẫn cụ thể cách rút ngắn quy trình mà vẫn đảm bảo đúng pháp lý để hợp đồng của bạn được công nhận tại Việt Nam.
Bước 1: Chứng nhận tại nước ngoài
Mang hợp đồng đến cơ quan có thẩm quyền tại nước ban hành (ví dụ: Bộ Ngoại giao, công chứng…) để xác nhận chữ ký và con dấu.
Bước 2: Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam
Nộp hợp đồng đã được chứng nhận ở bước 1 để cơ quan đại diện Việt Nam xác nhận lại.
Bước 3: Dịch thuật, công chứng và sử dụng tại Việt Nam
Dịch hợp đồng sang tiếng Việt (nếu cần), công chứng bản dịch, sau đó nộp vào cơ quan chức năng tại Việt Nam.
Hồ sơ cần chuẩn bị hợp pháp lãnh sự hợp đồng
- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu
- Hợp đồng đã được cơ quan nước ngoài chứng nhận lãnh sự;
- Bản sao chụp hợp đồng nước ngoài
- Bản dịch hợp đồng + Bản chụp bản dịch hợp đồng
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ
Một số loại hợp đồng cần hợp pháp hóa lãnh sự
Hợp đồng ủy quyền là một trong những hợp đồng cần hợp pháp hóa lãnh sự khi chủ thể Việt Nam thực hiện công việc, giao dịch đại diện cho cá nhân/doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Đặc biệt ủy quyền thực hiện các thủ tục hành chính tại Việt Nam như nộp hồ sơ, giấy tờ đầu tư…
Hợp đồng hợp tác kinh doanh hay còn gọi là hợp đồng BCC là một trong những hợp đồng liên quan đến hoạt động hợp tác đầu tư giữa các doanh nghiệp Việt Nam và các chủ thể trên thị trường quốc tế. Đây cũng là một trong những văn bản cần thể hiện trong các hồ sơ xin chủ trương đầu tư từ nhà nước Việt Nam cần phải được HPHLS.
Hợp đồng lao động giữa người lao động nước ngoài và doanh nghiệp tại Việt Nam làm căn cứ để xin giấy phép lao động. Trường hợp hợp đồng này được viết bằng tiếng nước ngoài thì cần thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng để công nhận giá trị sử dụng tại Việt Nam.
“Bẫy pháp lý” khi dùng hợp đồng nước ngoài tại Việt Nam
Rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp chủ quan nghĩ rằng chỉ cần bản hợp đồng có dấu đỏ là đủ để sử dụng tại Việt Nam. Tuy nhiên, nếu chưa qua bước hợp pháp hóa lãnh sự, tài liệu đó có thể bị vô hiệu hóa về mặt pháp lý khi xảy ra tranh chấp. Nắm rõ quy trình hợp pháp hóa chính là tấm khiên bảo vệ bạn trước những rủi ro pháp lý tiềm ẩn.
Trên đây là một số loại hợp đồng cần phải hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam. Nếu bạn đang có một hợp đồng nước ngoài mà không biết mình có thuộc trường hợp phải HPHLS hay không? Hay cần phải tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào? Thì hãy liên hệ ngay cho PNV để kịp thời hỗ trợ.
Chúng tôi cam kết dịch thuật hợp đồng chính xác, hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự hợp đồng nhanh chóng từ A-Z. Sẵn sàng tư vấn cho quý khách hàng về các trường hợp bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự liên quan đến hợp đồng.
