Khi hồ sơ cá nhân có sự khác biệt về tên gọi trên hộ chiếu, khai sinh, bằng cấp hoặc các tài liệu quốc tế, giấy tuyên thệ tên trở thành chìa khóa quan trọng để thống nhất danh tính. Tuy nhiên, để giấy tuyên thệ tên được chấp nhận ở nước khác, bạn bắt buộc phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự – một thủ tục nhiều bước và dễ sai sót nếu không có kinh nghiệm. Với hơn 17 năm chuyên sâu trong lĩnh vực dịch vụ hồ sơ quốc tế, PNV cung cấp giải pháp hợp pháp hóa giấy tuyên thệ tên nhanh – chuẩn – đúng quy định, đảm bảo hồ sơ của bạn được xử lý chính xác ngay từ lần đầu. Đội ngũ PNV hỗ trợ trọn gói từ soạn mẫu, dịch thuật, công chứng đến nộp hồ sơ và nhận kết quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và hoàn toàn yên tâm khi sử dụng giấy tờ tại nước ngoài.
Khái niệm giấy tuyên thệ tên và vai trò pháp lý
Giấy tuyên thệ tên (còn gọi là Affidavit of Name hoặc Name Declaration) là văn bản mà người làm đơn cam kết các tên gọi hoặc phiên bản tên đã sử dụng đều thuộc về một cá nhân duy nhất. Văn bản này thường xuất hiện khi có nhiều tên ghi ở hồ sơ khác nhau hoặc khi người đó thay đổi tên.
Vai trò chính là đảm bảo sự thống nhất danh tính khi hồ sơ được sử dụng tại nước ngoài, giúp tránh hiểu nhầm hoặc bị từ chối do tên không khớp.
Khi nào cần sử dụng giấy tuyên thệ tên?
Bạn sẽ cần giấy này trong những trường hợp như:
-
Khi tên trên hộ chiếu, CCCD, khai sinh, bằng cấp khác nhau;
-
Khi người thay đổi họ, tên hoặc tên đệm;
-
Khi hồ sơ kết hôn quốc tế, định cư, xin visa lao động bị yêu cầu minh chứng tên;
-
Khi người nước ngoài làm việc hoặc đầu tư tại Việt Nam dùng tên tiếng Việt và tên quốc tế song song.
Việc lập giấy tuyên thệ tên đúng lúc giúp hồ sơ suôn sẻ và tránh bị yêu cầu bổ sung.
Vì sao phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên?
Giấy tuyên thệ tên chỉ là văn bản nội bộ nếu sử dụng trong nước. Khi sử dụng tại quốc gia khác hoặc khi hồ sơ sẽ qua nhiều khâu quốc tế, bạn cần chứng nhận chữ ký/chức danh/con dấu trên văn bản đó.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên giúp văn bản được công nhận chính thức ở nước khác, bảo đảm sử dụng hiệu quả trong hồ sơ có tính quốc tế.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên – Quy trình chi tiết
Quy trình bao gồm các bước:
-
Chuẩn bị giấy tuyên thệ tên và các tài liệu liên quan;
- Khai mẫu đề nghị chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự online
-
Nộp tại cơ quan có thẩm quyền (Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM);
-
Kiểm tra, đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự;
-
Nhận lại giấy với tem hợp pháp hóa để sử dụng tại nước ngoài.
Thực hiện đúng từng bước giúp bạn tránh bị trả lại hồ sơ hoặc chậm trễ. Xem thủ tục xin giấy phép lao động
Địa điểm nộp hồ sơ hợp pháp hóa tại TP.HCM
Tại TP.HCM, hồ sơ giấy tuyên thệ tên được xử lý tại:
-
Sở Ngoại vụ TP.HCM – thường tại 184 Bis Pasteur, Quận 1;
Người nộp cần đến theo giờ hành chính, mang đầy đủ hồ sơ và đóng phí.
Việc nộp đúng địa điểm giúp bạn không phải gửi lòng vòng giữa các cơ quan.
Lệ phí và thời gian xử lý hồ sơ
Thông thường:
-
Lệ phí nhà nước: khoảng 30.000 đồng (mức tiêu chuẩn) nếu hồ sơ đơn giản;
-
Thời gian xử lý: 1–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu;
Nếu giấy tuyên thệ tên đi kèm nhiều tài liệu hoặc cần xác minh tốt hơn thì thời gian có thể kéo dài hơn.
Nắm rõ thời gian và lệ phí giúp bạn lên kế hoạch sử dụng giấy đúng giới hạn.
Xử lý hồ sơ nhanh gọn – phục vụ du học, lao động, đầu tư
Giấy tuyên thệ tên thường được yêu cầu trong quá trình: du học quốc tế, xin visa lao động, đầu tư nước ngoài, kết hôn với người quốc tịch khác.
Nếu thời gian gấp, bạn có thể sử dụng dịch vụ nhận việc nhanh để: chuẩn bị mẫu, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa trong vòng vài ngày thay vì vài tuần. Tìm hiểu trang giấy phép lao động cho người nước ngoài ở Việt Nam.
Vì sao nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên?
-
Quy trình nhiều bước – dễ nhầm lẫn;
-
Yêu cầu bản dịch chuẩn và hợp pháp hóa đúng nơi;
-
Nếu tự làm có thể mất nhiều thời gian, chi phí đi lại;
Check kết quả hợp pháp hóa giấy tuyên thệ tên thế nào?
Sau khi nhận, bạn cần:
-
Kiểm tra tem hợp pháp hóa: ngày, con dấu rõ, chữ ký rõ ràng;
-
Đối chiếu tên, ngày sinh, số hộ chiếu/căn cước trên giấy với hồ sơ khác;
-
Bảo quản bản gốc và giữ bản scan để phòng trường hợp mất;
-
ưu trữ nơi an toàn vì giấy này có thể sử dụng nhiều lần cho hồ sơ quốc tế.
Tóm tắt quy trình nhanh trong 5 bước
-
Lập giấy tuyên thệ tên tại nơi có thẩm quyền.
-
Dịch thuật + công chứng bản dịch nếu cần.
-
Nộp hồ sơ hợp pháp hóa tại Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan đúng thẩm quyền.
-
Đóng phí và nhận biên nhận.
-
Nhận kết quả và kiểm tra tem, tên, thông tin.
Thực hiện đúng 5 bước này giúp tiết kiệm thời gian và tránh bị trả lại hồ sơ.
Giấy tuyên thệ tên là thủ tục nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến hồ sơ quốc tế của bạn. Việc hợp pháp hóa lãnh sự giúp thư từ, hồ sơ cá nhân có giá trị pháp lý ở nước khác. Khi bạn chuẩn bị bài bản, tuân thủ quy trình và nếu cần – sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp – việc sử dụng giấy này sẽ diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và thành công.
