Khi hàng hóa được nhập khẩu vào Việt Nam và lưu thông trên thị trường trong nước, việc ghi nhãn và dịch công chứng nhãn sản phẩm là một trong những yêu cầu bắt buộc.
Nhãn sản phẩm không chỉ thể hiện tên hàng, nguồn gốc, thành phần, hướng dẫn sử dụng mà còn phải thể hiện bằng tiếng Việt hoặc có bản dịch tiếng Việt được chứng thực hợp pháp đi kèm.
Cơ sở pháp lý quan trọng
Nghị định 15/2018/NĐ-CP 
Theo các quy định hiện hành, đặc biệt là Nghị định 15/2018/NĐ-CP (xem bản tiếng Anh nghị định 15/2018/NĐ-CP)hướng dẫn thi hành Luật An toàn thực phẩm và các văn bản sửa đổi, tài liệu trong hồ sơ công bố sản phẩm nếu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP và các quy định mới về chứng thực bản dịch cũng làm rõ hơn trách nhiệm, thẩm quyền của cơ quan chứng thực và giá trị pháp lý của bản dịch trong quá trình lưu thông hàng hóa.
Khi nào phải dịch công chứng nhãn sản phẩm
Doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện dịch công chứng nhãn sản phẩm khi:
-
Nhãn gốc in bằng tiếng nước ngoài.
-
Nhãn hàng hóa có nhiều ngôn ngữ mà không có tiếng Việt.
-
Nhãn gốc chỉ thể hiện một phần nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật.
Việc dịch công chứng là căn cứ để cơ quan quản lý xác nhận tính trung thực, chính xác và hợp pháp của thông tin ghi nhãn.
Phạm vi áp dụng đối với hàng hóa nhập khẩu
-
Hàng hóa nhập khẩu để tiêu thụ trong nước phải có nhãn tiếng Việt hoặc bản dịch công chứng.
-
Sản phẩm lưu hành tạm thời, hàng tạm nhập tái xuất hoặc dùng cho hội chợ, nghiên cứu, thử nghiệm cũng cần tuân thủ quy định về dịch công chứng nếu có yêu cầu của cơ quan chức năng. Xem dịch nhãn dán.
-
Các nhóm hàng đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, thiết bị y tế phải tuân thủ quy định riêng về dịch và chứng thực nhãn.
Nội dung bắt buộc trên nhãn và bản dịch
Nhãn hàng hóa nhập khẩu cần thể hiện rõ:
-
Tên sản phẩm, xuất xứ hàng hóa.
-
Tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa hàng ra thị trường.
-
Thành phần, định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng.
-
Hướng dẫn sử dụng, cảnh báo an toàn nếu có.
Bản dịch công chứng phải thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung trên nhãn gốc, không thêm hoặc lược bỏ.
Khái niệm “dịch công chứng” trong nhãn hàng hóa
“Dịch công chứng” là việc chuyển ngữ toàn bộ nội dung của nhãn hàng hóa từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực tính chính xác của bản dịch đó.
Bản dịch công chứng có giá trị pháp lý để sử dụng trong hồ sơ hải quan, công bố sản phẩm và các thủ tục lưu thông hàng hóa.
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản dịch nhãn sản phẩm
Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực bản dịch bao gồm:
-
Phòng Tư pháp hoặc UBND cấp huyện, cấp xã được ủy quyền.
-
Phòng công chứng, văn phòng công chứng tư nhân.
-
Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.
Trường hợp nhãn có nhiều ngôn ngữ
Nếu nhãn sản phẩm thể hiện bằng nhiều ngôn ngữ (Anh, Nhật, Trung, Hàn…), doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch và công chứng ngôn ngữ chính hiển thị trên nhãn.
Tuy nhiên, nội dung bắt buộc bằng tiếng Việt vẫn phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng, không được sai khác hoặc thiếu thông tin. Xem công nhận văn bằng nước ngoài sử dụng tại Việt Nam
Hồ sơ cần chuẩn bị để dịch công chứng nhãn sản phẩm
-
Bản nhãn gốc của sản phẩm.
-
Bản dịch tiếng Việt do người dịch thực hiện.
-
Giấy tờ tùy thân của người dịch.
-
Văn bản yêu cầu chứng thực bản dịch.
-
Giấy phép hoặc xác nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị dịch thuật (nếu có).
Quy trình dịch và công chứng nhãn sản phẩm
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp tập hợp nhãn gốc, tài liệu liên quan và bản dịch.
Bước 2: Thực hiện dịch thuật
Người dịch dịch đầy đủ, chính xác nội dung, trình bày đúng quy định, tránh dùng từ ngữ gây hiểu nhầm.
Bước 3: Nộp hồ sơ công chứng
Hồ sơ được nộp tại phòng công chứng hoặc phòng tư pháp.
Bước 4: Cơ quan chứng thực kiểm tra, đối chiếu
Cán bộ kiểm tra sự phù hợp giữa bản gốc và bản dịch, yêu cầu chỉnh sửa nếu có sai sót.
Bước 5: Ký, đóng dấu, cấp số chứng thực
Cơ quan ký xác nhận và cấp số lưu trữ hồ sơ, trả bản dịch công chứng hợp lệ cho doanh nghiệp.
Lưu ý về ngôn ngữ và thuật ngữ chuyên ngành
-
Ngôn ngữ trong bản dịch phải dễ hiểu, đúng chuẩn tiếng Việt.
-
Thuật ngữ khoa học, tên hóa chất, công thức có thể giữ nguyên gốc và chú thích thêm.
-
Không sử dụng từ ngữ thương mại gây hiểu nhầm về chất lượng hoặc xuất xứ.
Thời hạn và hiệu lực của bản dịch công chứng nhãn sản phẩm
Bản dịch công chứng có hiệu lực lâu dài, được sử dụng trong suốt thời gian sản phẩm còn lưu hành hợp pháp tại Việt Nam.
Nếu nhãn sản phẩm thay đổi nội dung, doanh nghiệp phải dịch lại và công chứng lại để đảm bảo tính cập nhật và hợp pháp.
Trách nhiệm của doanh nghiệp nhập khẩu
-
Cung cấp bản nhãn gốc chính xác và trung thực.
-
Đảm bảo bản dịch công chứng phản ánh đúng nội dung nhãn gốc.
-
Lưu giữ hồ sơ bản dịch và giấy chứng thực để phục vụ kiểm tra.
-
Chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu bản dịch sai lệch hoặc giả mạo.
Xử lý khi bản dịch không hợp lệ
Nếu bản dịch nhãn hàng hóa không được công chứng hợp lệ, doanh nghiệp có thể:
-
Bị từ chối hồ sơ công bố sản phẩm.
-
Bị xử phạt hành chính hoặc yêu cầu thu hồi sản phẩm.
-
Phải tiến hành dịch và công chứng lại để hoàn thiện hồ sơ hợp pháp.
Vai trò của dịch thuật và công chứng nhãn trong hoạt động nhập khẩu
Dịch công chứng nhãn sản phẩm là bước quan trọng trong:
-
Hồ sơ công bố sản phẩm nhập khẩu.
-
Hồ sơ thông quan hàng hóa tại hải quan.
-
Hồ sơ lưu hành và kiểm tra thị trường.
Nó giúp chứng minh sản phẩm nhập khẩu minh bạch, tuân thủ tiêu chuẩn Việt Nam và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Những lỗi thường gặp khi dịch công chứng nhãn sản phẩm
-
Thiếu nội dung bắt buộc trên nhãn.
-
Dịch sai tên sản phẩm hoặc thành phần.
-
Nhầm lẫn đơn vị đo lường, hạn sử dụng.
-
Không trình bày đúng bố cục quy định.
-
Nộp bản dịch chưa công chứng hoặc công chứng tại cơ quan không có thẩm quyền.
Cách khắc phục sai sót khi dịch công chứng nhãn
-
Kiểm tra kỹ bản dịch với nhãn gốc trước khi nộp.
-
Sử dụng đơn vị dịch thuật uy tín, có chuyên môn ngành hàng.
-
Thực hiện công chứng tại cơ quan có thẩm quyền rõ ràng.
-
Lưu trữ hồ sơ điện tử và bản cứng để đối chiếu khi cần.
Lợi ích khi thực hiện dịch công chứng đúng quy định
-
Đảm bảo sản phẩm nhập khẩu được lưu thông hợp pháp.
-
Giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị xử phạt.
-
Nâng cao uy tín thương hiệu và sự tin tưởng của người tiêu dùng.
-
Hỗ trợ nhanh quá trình kiểm nghiệm, thông quan và phân phối hàng hóa.
Dịch công chứng nhãn sản phẩm nhập khẩu là yêu cầu bắt buộc để hàng hóa có thể lưu hành hợp pháp tại Việt Nam.
Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lựa chọn đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp và thực hiện chứng thực đúng quy trình.
Việc dịch công chứng chính xác không chỉ giúp tuân thủ quy định nhà nước mà còn góp phần bảo vệ thương hiệu và đảm bảo niềm tin của người tiêu dùng Việt Nam.
