Ủy quyền là việc thỏa thuận giữa các bên theo đó bên được ủy quyền sẽ đại diện bên ủy quyền thực hiện công việc được giao. Thông thường ủy quyền sẽ được thể hiện dưới dạng giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền…
Theo quy định pháp luật, giấy ủy quyền nước ngoài muốn được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam cần thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự(HPHLS), trừ các trường hợp được miễn trừ HPHLS. Cùng tìm hiểu về quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền tại bài viết này.
Thường cá nhân sẽ ủy quyền cho một người khác thực hiện các công việc, thủ tục mang tính pháp lý. Và người được ủy quyền đại diện xử lý hoặc thay mặt xử lý các vấn đề, thủ tục pháp lý liên quan đến cá nhân ủy quyền (trên cở sở thỏa thuận và điều khoản được ghi trong giấy ủy quyền) và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tất cả những việc làm sau khi được ủy quyền.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền là gì?
Theo quy định tại khoản 2, Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền được hiểu là cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện chứng nhận con dấu/chữ ký/chức danh trên giấy ủy quyền để loại giấy này được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Giấy ủy quyền được hợp pháp hóa lãnh sự phải có tính chất pháp lý, tức con dấu và chữ ký pháp lý. Các cá nhân ủy quyền cho cá nhân có thể tiến hành ký giấy ủy quyền trước công chứng viên của cơ quan tư pháp để đảm bảo tính pháp lý cao nhất của giấy ủy quyền.
Trường hợp các cá nhân có chức danh (giám đốc, tổng giám đốc,…) ủy quyền cho cá nhân trong doanh nghiệp thì tính chất pháp lý sẽ được bảo chứng thông qua chữ ký của cá nhân có chức danh và con dấu công ty.
Giấy ủy quyền nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam thường phục vụ cho nhu cầu công việc, thương mại … giữa các bên. Để đảm bảo được công nhận tại Việt Nam, giấy ủy quyền cần được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp được miễn trừ thủ tục HPHLS.
Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị
Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền bao gồm:
- 01 Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK;
- Xuất trình bản gốc giấy tờ tùy thân(CMND/CCCD/Hộ chiếu) khi nộp hồ sơ trực tiếp;
- 01 Bản chụp giấy tờ tùy thân khi nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
- 01 Bản chính + 01 Bản chụp giấy ủy quyền nước ngoài đã được cơ quan đại diện ngoại giao/cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác của nước ngoài đã chứng nhận;
- 01 Bản dịch + 01 Bản chụp bản dịch giấy ủy quyền nước ngoài
Lưu ý:
- Trường hợp đại diện chủ thể khác(không phải bên ủy quyền và bên được ủy quyền) đi nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự thì trong hồ sơ cần có giấy ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính(đã được chứng thực tại Phòng công chứng/UBND/Cơ quan đại diện nước ngoài tại VN).
- Trường hợp thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền cho cơ quan/tổ chức thì hồ sơ cần có thêm giấy giới thiệu hợp lệ của cơ quan/tổ chức đó.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền
Để hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền ở nước ngoài
- Mang giấy ủy quyền(bản gốc hoặc bản sao) đến phòng công chứng, sau đó đến Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài để được ký tên, đóng dấu xác nhận lên văn bản.
- Đem giấy ủy quyền đến Lãnh sự quán Việt Nam đặt tại nước ngoài để hợp pháp hóa lãnh sự.
- Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam.
Cách 2: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền ở Việt Nam
- Giấy ủy quyền phải được xác nhận tại phòng công chứng và Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài.
- Sau đó tài liệu mang qua Việt Nam, đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam để được xác nhận.
- Tiến hành dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam.
Trên đây là các thông tin cần thiết liên quan đến quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền. Thoạt nhìn thì có vẻ đơn giản nhưng khi trực tiếp tiếp xúc hồ sơ, thủ tục thì có rất nhiều vấn đề phát sinh, bất cập gây cản trở bạn hoàn tất thủ tục HPHLS. Nếu bạn cần hỗ trợ về thủ tục HPHLS giấy ủy quyền thì liên hệ ngay với chúng tôi nhé!