Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, gọi đầy đủ là tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự là loại giấy tờ rất quan trọng để xin chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, tên tiếng Anh là Application for consular authentication.
Để nhận được tờ khai cục lãnh sự, cần phải biết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, mà để điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, cần phải làm theo hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự của Cục lãnh sự. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết để nhận được tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến. Chúng ta cùng theo dõi.
Mẫu tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự
Sở dĩ chúng tôi đưa mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trước để các bạn có cái nhìn tổng quan về các bước mình sắp thực hiện và kết quả của quá trình này là chúng ta có được file tờ khai chứng nhận / hợp pháp hóa lãnh sự như hình dưới đây.
Hướng dẫn cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Để hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự cụ thể, chúng ta lấy ví dụ của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Khai sinh
Bước 1: Truy cập vào website của cục lãnh sự tại https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/
Từ thanh menu, chúng ta chọn “Thủ tục lãnh sự trực tuyến/Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự / Tờ khai CNLS/HPHLS”
Chúng ta sẽ nhận được hộp thoại:
Chúng ta click chọn vào ô vuông nhỏ “Tôi đã đọc kỹ nội dung và muốn đăng ký trực tuyến xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự các hồ sơ” và chọn “Đồng ý”. Cái hay của bước 1 là chúng ta đọc được hướng dẫn thủ tục hồ sơ hợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự; Nếu chúng ta làm thường xuyên thì có thể bỏ qua bước 1, vào thẳng bước 2, bằng cách truy cập tại đây
Giờ đây, chúng ta bước vào phần quan trọng – Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Bước 2: Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Chú ý: Dấu * là bắt buộc phải điền thông tin
1. Giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự *
Phải điền đầy đủ, không được bỏ trống bất kỳ thông tin nào, gồm 9 ô thông tin, cụ thể:
1- Tên giấy tờ *: click chọn tên giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, chọn Giấy chứng nhận DKKD hoặc Khai sinh
2- Loại giấy tờ*: chọn “bản dịch”, “bản sao”… tùy theo mục đích sử dụng, trường hợp kết hợp cả hai thì để làm nhanh, chọn một trong hai, chẳng hạn chọn “bản dịch” trước, sau đó nhấn nút mũi tên xanh quay xuống, sau khi có thông tin, chúng ta click “sao chép”, và sửa trường “Loại giấy tờ” thành “bản dịch”… và chọn mũi tên xuống, lúc đó chúng ta được 2 dòng.
3- Tổng số bản*: gõ số (số bản cần)
Chú ý: chi phí hợp pháp hóa lãnh sự được tính 30.000 đ/tài liệu/dấu
4- Số hiệu của giấy tờ*:
+ nếu là bản chính thì gõ số hiệu bản gốc hoặc không có thì ghi số 1, như Giấy chứng nhận DKKD là 1 hoặc mã số doanh nghiệp; khai sinh là số giấy khai sinh (nằm gốc phải trên, nằm trên quyển số)
+ nếu là bản sao, gõ số chứng thực của dấu sao y bản chính của UBND phường/quận
5- Tên người được được cấp giấy tờ*:
+ Đối với Giấy chứng nhận DKKD: là tên công ty
+ Đối với Khai sinh: là người có tên trong giấy khai sinh
6- Cơ quan cấp/sao chứng thực*: căn cứ mục 2- loại giấy tờ, nếu là:
+ bản chính: thì tìm đến tên cơ quan nằm trên chữ ký và con dấu
. Giấy chứng nhận DKKD: thường là Sở kế hoạch đầu tư
. Khai sinh: UBND hoặc Phòng tư pháp;
+ bản dịch: tìm đến tên cơ quan ở phần xác nhận bản dịch, thường là phòng tư pháp (nhà nước) hoặc Văn phòng công chứng tư (tư nhân)
+ bản sao: tìm đến phần tên cơ quan ghi trong con dấu / mộc chứng nhận sao y đúng với bản chính hay sao y bản chính; hoặc
+ bản trích lục: tìm đến tên cơ quan nằm trên chữ ký và con dấu của người ký trích lục, thường là UBND, Phòng đăng ký kinh doanh…
*: tùy theo mục 2- Loại giấy tờ mà chọn người ký phù hợp, nếu là:
+ bản chính: thì tìm đến phần tên bên dưới chữ ký và con dấu; hoặc
+ bản dịch: tìm đến phần xác nhận bản dịch, thường là trưởng / phó phòng tư pháp
+ bản sao: tìm đến phần tên người ký trong dấu / mộc chứng nhận sao y đúng với bản chính hay sao y bản chính; hoặc
+ bản trích lục: tìm đến tên bên dưới chữ ký và con dấu của người ký trích lục
8- Chức danh*: tương tự mục 7- Người ký
9- Ngày ký*: cụ thể
. Giấy chứng nhận DKKD: ngày cấp lần thứ….
. Khai sinh: ngày ký ở phần gốc phải dưới
Sau khi điền xong 9 mục trên, click mũi tên màu xanh 
Chú ý: Mỗi lần khai 9 mục như trên, chúng ta chỉ thực hiện trên 01 loại giấy tờ, mỗi loại giấy tờ ứng với 1 dòng bên dưới, bao nhiêu loại hồ sơ là bấy nhiêu dòng
*: điền tên người nộp hồ sơ
*
*: ghi TPHCM hoặc tỉnh nào đó, hoặc ghi địa chỉ nhà cụ thể và
Số điện thoại: điền số điện thoại người nộp
Thư điện tử: email của người nộp để khi có thông báo hay phản hồi
Click chọn ô vuông mục này (để đồng ý)
*: ghi tên quốc gia mà tài liệu dự định sử dụng (click chọn danh sách, có thể chọn nhiều quốc gia)
: chọn mục đích sử dụng như du lịch, học tập, lao động….
: chọn nơi khai, chẳng hạn TP. Hồ Chí Minh
: nếu ở TPHCM là Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh
Mã bảo vệ : phải điền đúng với dòng chữ / số bên dưới, phải nhập đúng, không sẽ báo lỗi
Tick chọn ô vuông :
và nhận nút Hoàn Thành hoặc muốn nhập lại thì chọn Nhập lại
Sau đó, sẽ nhận được xác nhận “đã đăng ký thành công” và máy sẽ tự động tải file tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa sự về, trường hợp không thấy tờ khai, click chọn Tải tờ khai /Download hoặc bạn nên lưu 1. Mã tờ khai và 2. Mã chứng thực . XEM HÌNH BÊN DƯỚI
|
Đề nghị ghi lại 2 mã số dưới đây để in lại tờ khai khi cần thiết
|
| xxxxxxx | |
| xxxxx |
để có thể đăng nhập lại, in lại tờ khai khi đã thất lạc, lúc đó chúng ta không mất thời gian khai báo lại từ đầu
trường hợp bạn không có bút viết, hoặc không muốn ghi, có thể nhập email để nhận thông tin tờ khai và mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, để tiện in ấn
Bước 3: In tờ khai hợp pháp hóa pháp hóa sự
Sau khi tải xong tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự về máy, bạn in ra 01 bản để kèm vào bộ hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp bạn in rồi, bị lạc mất, cần in lại tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo hướng dẫn dưới đây.
In lại tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online
Để in lại tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, bạn cần điền 2 mã số đã lưu ở bước trên xxxxxx
Bước 1: Truy cập tại đây
Bước 2: Điền 2 mã thông tin trên xxxxx
Bước 3: Tải tờ khai
Tra cứu trạng thái hồ sơ tờ khai cục lãnh sự
Để tra cứu tình hình tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online (hay tờ khai cục lãnh sự online), bạn cần điền 2 mã số đã lưu ở bước trên xxxxxx
Bước 1: Truy cập tại đây
Bước 2: Điền 2 mã thông tin trên xxxxx
Bước 3: Tải tờ khai
Tra cứu thông tin về tem CNLS/HPHLS
Sau khi hồ sơ được dán tem chứng nhận lãnh sự (CNLS)/ Hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS), trường hợp muốn kiểm tra số seri tem và ngày cấp có tồn tại trên hệ thống hay không, chúng ta cần:
Bước 1: Truy cập tại đây
Bước 2: Điền số seri tem và ngày cấp
Bước 3: Nhấn nút Xem thông tin (xem hình bên dưới)
Đặt lịch hẹn hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến (book appointment online)
Bằng kinh nghiệm thực tế, sau khi điền xong tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, chúng ta có thể tiến hành nộp trực tiếp tại Sở ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh theo lịch làm việc sau:
Thời gian tiếp nhận hồ sơ của Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh
Giờ mở cửa: Buổi sáng : 7 h 45 – 10 h sáng
Buổi chiều: 1 h 15 – 3h chiều
Thời gian trả kết quả của Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh
Buổi sáng : 7 h 45 – 11 h sáng
Buổi chiều: 1 h 15 – 4h chiều
Tuy nhiên, việc nộp trực tiếp đôi lúc quá tải, lúc đó, chúng ta đành phải “quay về” và đợi dịp khác, để khắc phục tình trạng quá tải, chúng ta có thể đặt lịch hẹn hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến để chủ động thời gian
Cách đặt lịch hẹn trực tuyến tại Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh
Bước 1: Truy cập tại đây
Bước 2: Điền 2 mã thông tin trên xxxxx và chọn nơi đăng ký
Bước 3: Nhấn Gửi (xem hình bên dưới)
Sau đó, hiện hộp thoại để chúng ta chọn ngày và giờ hẹn nộp tờ khai cục lãnh sự
Tôi có nên tự tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự?
Có nếu bạn có đủ thời gian. Theo kinh nghiệm chúng tôi, khách hàng làm lần đầu tiên thường liên hệ chúng tôi để làm trọn gói từ khâu điền tờ khai cục lãnh sự cho đến khâu nộp / nhận kết quả hồ sơ cần hợp pháp hóa lãnh sự vì các lý do sau:
– Không mất nhiều thời gian và công sức đi lại, tiền xăng xe và công sức đôi còn nhiều hơn chi phí dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại PNVT.
– Chi phí dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại PNVT có khi còn thấp hơn chi phí tự làm.
– Không có đủ thời gian.
– Không tự tin chắc chắn sẽ tự làm được.
– Ngại tìm được và thực hiện thủ tục.
– Bị nhiều nguyên do khác.
Trong bất kỳ trường hợp nào, cho dù bạn đang làm dở dang, hay chưa sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của chúng tôi, khi cần, hãy liên hệ ngay PNVT để chúng tôi có cơ hội tư vấn tốt nhất và giải quyết mọi thắc mắc, lo âu của bạn, cho dù là dịch vụ hợp pháp hóa trong ngày.
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự trong ngày
Sau khi bạn điền xong tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, bạn cũng phải nộp trực tiếp tại Sở ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh, trong tường hợp bạn cần gấp, lấy kết quả trong ngày hay trong buổi sáng, hãy liên hệ qua số 0962 9497 10 hoặc 0965 636 834 hoặc đọc thêm 2 bài viết dưới đây, rất quan trọng khi làm dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự TRONG NGÀY
Dịch vụ điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự có ngay và luôn kết quả
Khi chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc không có thời gian điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, cần sớm kết quả hãy sử dụng dịch vụ điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự hay dịch vụ tư vấn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự.
Để sớm có tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, bạn cần:
- Liên hệ với PNVT để biết cách gửi thông tin, giấy tờ cần thiết
- Scan tất cả những giấy tờ đó
- Gửi file scan và gửi zalo, email cho chuyên gia PNVT
- Nhận kết quả tờ khai. Sau khi có tờ khai, hãy mang theo kết quả này đến cơ quan có thẩm quyền nộp. Khi đi nhớ mang theo giấy CMND.
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự /chứng nhận lãnh sự toàn quốc
PNVT triển khai dịch vụ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự /chứng nhận lãnh sự tại An Giang, Bà Rịa – Vũng Tàu, Bạc Liêu, Bắc Giang, Bắc Kạn, Bắc Ninh, Bến Tre, Bình Dương, Bình Định, Bình Phước, Bình Thuận, Cà Mau, Cao Bằng, Cần Thơ, Đà Nẵng, Đắk Lắk, Đắk Nông, Đồng Nai, Đồng Tháp, Điện Biên, Gia Lai, Hà Giang, Hà Nam, Hà Nội, Hà Tĩnh, Hải Dương, Hải Phòng, Hòa Bình, Hậu Giang, Hưng Yên, Thành phố Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Kiên Giang, Kon Tum, Lai Châu, Lào Cai, Lạng Sơn, Lâm Đồng, Long An, Nam Định, Nghệ An, Ninh Bình, Ninh Thuận, Phú Thọ, Phú Yên, Quảng Bình, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Quảng Ninh, Quảng Trị, Sóc Trăng, Sơn La, Tây Ninh, Thái Bình, Thái Nguyên, Thanh Hóa, Thừa Thiên – Huế, Tiền Giang, Trà Vinh, Tuyên Quang, Vĩnh Long, Vĩnh Phúc, Yên Bái. Vì vậy, nếu các bạn cần thực hiện thủ tục này, hãy gọi cho PNVT của chúng tôi.
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tại TPHCM
PNVT hiện là công ty cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự tại Quận 1, Quận 2, Quận 3, Quận 4, Quận 5, Quận 6, Quận 7, Quận 8, Quận 9, Quận 10, Quận 11, Quận 12, Quận Bình Thạnh, Quận Thủ Đức, Quận Gò Vấp, Quận Phú Nhuận, Quận Tân Bình, Quận Bình Tân, Quận Tân Phú, Huyện Cần Giờ, Huyện Bình Chánh, Huyện Nhà Bè, Huyện Hóc Môn, Huyện Củ Chi. Nếu các bạn có nhu cầu được tư vấn và hỗ trợ điền mẫu tờ khai thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại TPHCM thì hãy gọi ngay cho chúng tôi.
Như vậy, bài viết đã hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh hay tờ khai cục lãnh lãnh sự một cách đầy đủ và tường tận, đặt biệt là in lại tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online khi chúng ta làm thất lạc. Nếu bạn có thắc mắc về cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online hoặc cần sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trong ngày, hãy gọi ngay chúng tôi. Chúc bạn nhiều sức khỏe và thành công!