Thư xác nhận trong tiếng Anh được dịch là Letter of Comfort. Đây là một dạng tài liệu bằng văn bản nhằm cung cấp một mức độ đảm bảo về nghĩa vụ sẽ được thực hiện. Thư xác nhận thường sẽ được đính kèm với các thông tin sơ bộ cần xác nhận như một lời đảm bảo về công việc và nghĩa vụ liên quan sẽ được thực hiện.
Thư xác nhận của nước ngoài khi đưa về Việt Nam làm căn cứ xác thực công việc, thủ tục liên quan thì cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Thủ tục hợp pháp hóa sẽ công nhận giá trị sử dụng của văn bản đó tại Việt Nam, đồng thời là cơ sở để đơn vị, tổ chức tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Thư xác nhận – Letter of Comfort là gì?
Thư xác nhận(Letter of Comfort) chính là một trong những văn bản được kiểm toán viên ban hành nhằm xác nhận một thông tin nào đó liên quan đến việc kiểm tra hoạt động vay vốn, kiểm toán báo cáo tài chính, xác định thông tin cần kiểm tra…
Trong vấn đề lập báo cáo tài chính, thư xác nhận sẽ được phát hành cho các nhà bảo lãnh của đơn vị để thực hiện cụ thể việc điều tra đối với các dịch vụ chứng khoán đang diễn ra của doanh nghiệp cần bảo lãnh. Văn bản xác nhận sẽ đảm bảo rằng các báo cáo tài chính đã được lập tuân thủ các nguyên tắc chung về kế toán, kiểm toán.
Từ thông tin thể hiện trong thư xác nhận giúp người bảo lãnh hiểu rõ, nắm bắt chính xác hơn về tình hình của công ty/doanh nghiệp về khía cạnh tài chính đề cập trong báo cáo. Nhằm đưa ra quyết định đúng đắn hơn khi thực hiện các nghĩa vụ bảo lãnh cho đơn vị cụ thể.
Ngoài ra, thư xác nhận còn tồn tại ở dạng xác nhận của công ty mẹ cho công ty con. Công ty mẹ viết thư xác nhận cho công ty con để vay vốn từ ngân hàng địa phương có cam kết, hay xác nhận cho công ty con khi cần giao dịch, đặt hàng số lượng sản phẩm, nguyên liệu lớn mà công ty con không đủ khả năng cam kết.
Thư xác nhận phải được HPHLS khi sử dụng tại VN
Thư xác nhận nước ngoài khi đưa về Việt Nam sử dụng cần tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự thì mới được cơ quan/đơn vị/tổ chức tiếp nhận thông tin và xử lý hồ sơ. Cơ quan có chức năng lãnh sự tại Việt Nam sẽ xác thực thông tin cần thiết dựa trên con dấu, chữ ký và chức danh đã có trên thư xác nhận.
Các thư xác nhận nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định thì bị xem như là chưa hợp lệ. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan/đơn vị tại Việt Nam sẽ không kiểm duyệt giấy tờ này và sẽ yêu cầu bạn kịp thời bổ sung thư xác nhận đã được hợp pháp hóa lãnh sự.
Ví dụ: công ty mẹ tại nước ngoài gửi thư xác nhận cho công ty con ở Việt Nam giao dịch hàng hóa với số lượng lớn và cam kết bảo lãnh thì thư đó bắt buộc phải được HPHLS để được sử dụng tại Việt Nam. Điều này hỗ trợ cho chủ thể giao dịch với công ty con xác định rõ quyền và nghĩa vụ liên quan với công ty mẹ ở nước ngoài.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thư xác nhận – Letter of Comfort
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định
- Thư xác nhận(Letter of Comfort) đã được chứng nhận lãnh sự nước ngoài + Bản chụp thư xác nhận
- Bản dịch thư xác nhận nước ngoài + Bản chụp dịch thư xác nhận nước ngoài
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ
Nộp tại Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Bước 2: Chờ đợi xử lý hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét và xử lý hồ sơ, kiểm tra thông tin về con dấu, chữ ký và chức danh có trên thư xác nhận. Bạn chỉ cần chờ đợi xử lý hồ sơ theo giấy đã hẹn từ trước.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi đã thẩm định hồ sơ hợp lệ, Bộ Ngoại giao/Sở ngoại vụ/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự thư xác nhận và trả kết quả lại cho người đại diện thực hiện.
Nếu bạn đang cần hỗ trợ về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thư xác nhận nước ngoài nhưng vẫn chưa biết phải bắt đầu từ đâu thì hãy liên hệ ngay cho PNVT. Chúng tôi cam kết hỗ trợ hợp pháp hóa Letter of Comfort nhanh chóng, dịch thuật công chứng nếu cần thiết. Chỉ lấy phí dịch vụ khi đã hoàn tất công việc của khách hàng.